Madrid, 7 de marzo de 2023 – El teletrabajo, los modelos de trabajo híbridos y la colaboración en equipos deslocalizados exigen utilizar repositorios donde actualizar y almacenar la información de tal forma que todos los miembros del equipo tengan acceso a ella desde cualquier lugar y dispositivo, ya sea desde el escritorio del ordenador, una aplicación móvil o un navegador web.
Con el tiempo, los datos se están volviendo cada vez más importantes para tomar decisiones de negocio y el negocio necesita soluciones para recopilar, almacenar y analizar esos datos. Un repositorio de datos es por tanto una entidad de almacenamiento virtual que permite consolidar y gestionar datos de negocio clave, resolver problemas más rápido y agilizar los informes y análisis.
Tipos de repositorios de datos
ALMACÉN DE DATOS: es un gran repositorio central que recaba datos de varias fuentes o segmentos de negocio. Los datos guardados se suelen utilizar para realizar informes y análisis que ayudan a los usuarios a tomar decisiones importantes. Este tipo de repositorio ofrece una vista consolidada de un depósito de datos físicos o lógicos procedentes de diversos sistemas.
LAGO DE DATOS: es un repositorio unificado que permite almacenar datos de negocio estructurados, semiestructurados y desestructurados a cualquier escala. Los datos pueden estar sin procesar y utilizarse para realizar diferentes tareas, por ejemplo, informes, visualizaciones, análisis avanzados y aprendizaje automático.
DATAMART: es un repositorio temático que contiene un subconjunto de datos alineados con un departamento específico, como Marketing o Finanzas. Como es más pequeño, un datamart puede acelerar los procedimientos, ya que puede acceder fácilmente a los datos relevantes en días en lugar de en meses.
Dado que solo incluye datos correspondientes a un área específica, se trata de una forma económica de adquirir conocimientos procesables rápidamente.
REPOSITORIOS DE METADATOS: mientras que los metadatos incorporan información sobre las estructuras de los datos reales, los repositorios de metadatos contienen información sobre el modelo de datos que almacena y comparte estos datos. Describen dónde se encuentra la fuente, cómo se recopiló la información y qué significa.
Permiten definir la disposición de cualquier dato o tema. Para las empresas, los repositorios de metadatos son esenciales para que las personas comprendan los cambios administrativos, ya que contienen información detallada sobre los datos.
CUBOS DE DATOS: son listas de datos con varias dimensiones (tres o más) almacenadas como una tabla. Se utilizan para describir la secuencia temporal de los datos de una imagen y evaluar los datos recopilados desde diversas perspectivas.
Cada dimensión del cubo integra características específicas de la base de datos. Los datos dentro del cubo permiten analizar toda la información de cada cliente, vendedor o producto, lo que permite identificar tendencias y analizar los resultados comerciales.
Funcionalidades y ventajas de los repositorios de datos
FUENTE ÚNICA DE LA VERDAD: toda la información se recoge en un solo sitio fiable (OneDrive, Google, iCloud, etc.). Los usuarios primero acceden al repositorio en la nube y luego se bajan el documento al ordenador.
SEGURIDAD: la seguridad de la información es un imperativo para todas las empresas. Da igual que sean datos de clientes amparados por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), información confidencial en manos de consultoras y bufetes de abogados o propiedad intelectual de empresas de ingeniería o farmacéuticas.
Es vital que la información no salga del perímetro de control de la empresa.
Además, ya pasó a la historia eso de enviar adjuntos. Estos repositorios permiten enviar enlaces que cumplen varias misiones: no colapsan la bandeja de entrada del correo; permiten ver cualquier cambio realizado en el documento sin necesidad de reenviarlo; y habilitan configuraciones para determinar quién accede al documento o prohibir que otras personas guarden o impriman el archivo. Las grandes tecnológicas como Microsoft, Google y Apple invierten mucho en seguridad.
TRAZABILIDAD: mirando un sencillo icono, es posible saber si el archivo se ha almacenado localmente en el ordenador o está únicamente en la nube. Esto es importante cuando se comparten documentos con otros usuarios. Debemos asegurarnos de que el archivo en cuestión se encuentra en el repositorio al alcance de otros miembros del equipo.
USO COMPARTIDO: al compartir un documento se puede determinar quién tiene acceso a él, si el equipo puede editarlo (figura de coautor) o solo leerlo. Una vez se decide este aspecto, se puede copiar y pegar el enlace en la herramienta de colaboración que se esté utilizando o indicar la dirección de correo electrónico de la persona o personas que podrán acceder al archivo.
VERSIONADO DE DOCUMENTOS: estos repositorios guardan todos los cambios que se han realizado en los documentos y los usuarios pueden ir hacia atrás varias versiones hasta restaurar la que les parece más adecuada.
COPIAS DE SEGURIDAD: cuando todos los documentos clave están en un solo sitio, es mucho más fácil realizar las copias de seguridad.
MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD: los repositorios de información impulsan la productividad de los equipos de cuatro formas: permiten crear y editar documentos en paralelo y en tiempo real; permiten realizar cambios en un documento offline y guardarlos automáticamente cuando se vuelve al modo online; permiten hacer comentarios a otros miembros del equipo de manera iterativa e inmediata; y proporcionan acceso a todos los archivos de los usuarios sin necesidad de almacenarlos en ningún dispositivo.
Retos de los repositorios de datos
Aunque los repositorios aportan todos los beneficios enumerados más arriba, también plantean algunos retos que deben abordarse adecuadamente para minimizar posibles riesgos:
- El constante aumento de los datos puede ralentizar los sistemas. Para evitarlo, hay que asegurarse de que el sistema de administración de la base de datos puede crecer en la misma medida.
- Si un sistema falla, puede afectar a los datos. Es aconsejable mantener una copia de seguridad de todo y restringir el acceso para supervisar los riesgos del sistema.
- Operadores no autorizados pueden acceder a datos confidenciales más rápidamente si se almacenan en un solo lugar.
Mejores prácticas para crear y gestionar repositorios de datos
Al crear y mantener repositorios, es preciso tomar decisiones de hardware y software. Por tanto, lo ideal es involucrar a todos los intervinientes durante la fase de desarrollo y uso de los repositorios. Una vez implantados, estas son algunas mejores prácticas que permiten sacar el máximo partido:
SELECCIONAR LA HERRAMIENTA ADECUADA: entre todas las disponibles, es importante encontrar la solución que ofrezca las funcionalidades que mejor encajan con los requisitos del negocio.
LIMITAR EL ALCANCE AL PRINCIPIO: es aconsejable reducir el alcance del repositorio los primeros días. Conviene acumular conjuntos de datos más pequeños y restringir el número de áreas temáticas. Luego se puede ir aumentando gradualmente la complejidad a medida que los operadores de datos se familiaricen con el sistema.
MAXIMIZAR LA AUTOMATIZACIÓN:automatizar el proceso para cargar y mantener el repositorio de datos ahorra a los usuarios intervenciones manuales y reduce las posibilidades de cometer errores.
APOSTAR POR LA FLEXIBILIDAD: el repositorio debe ser lo suficientemente escalable para adaptarse a los cambiantes tipos de datos y dar cabida al incremento de volúmenes. Por tanto, es preciso optar por planes flexibles que acomoden las modificaciones en la tecnología.
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