Madrid 4 de abril de 2023 – Optimización de procesos logísticos y tecnología de software documental
Al igual que otros muchos sectores, el logístico se ve presionado por una feroz competencia y una reducción de sus márgenes, lo que le obliga a minimizar costes y optimizar los flujos de trabajo para eliminar ineficiencias.
Y una de las formas de mitigar esas ineficiencias es utilizando herramientas que mejoran los procesos documentales y se adaptan perfectamente a la situación y flujo de trabajo de cada empresa para crear una solución potente y flexible de software documental.
Retos del sector logístico
La industria logística afronta importantes desafíos:
- Los operadores logísticos reciben cada día un gran volumen de documentos de numerosas fuentes en distintos formatos y tienen que fusionarlos en un único conjunto.
- Los transportistas deben recorrer largas distancias hasta las oficinas centrales para entregar la documentación firmada por los clientes al departamento de administración.
- La gestión documental en papel dificulta la identificación de errores, ya que obliga al personal de administración a revisar los papeles uno a uno. Algo anacrónico en los tiempos que corren.
- Los transportistas deben registrar manualmente los datos de los destinatarios, lo que aumenta las posibilidades de que se produzcan errores al recuperar los datos.
- Una vez el transportista entrega las facturas de los envíos, el departamento de administración tarda mucho tiempo en archivarlos junto con sus respectivos albaranes.
- Las ineficiencias en los procesos y los tiempos muertos hacen que la productividad disminuya.
- Los costes de gestionar la documentación mediante sistemas no digitalizados aumentan.
- La satisfacción de los clientes cae en picado cuando no saben qué ha sido de su paquete.
Beneficios de una solución optimizada de software de gestión documental
Los nuevos sistemas avanzados de software documental ayudan a superar estos retos y solucionar todos estos problemas. Veamos las múltiples ventajas que aportan a las empresas logísticas y sus empleados:
- Los documentos se generan en tiempo real. El operador siempre está al tanto del estado de la entrega de los pedidos y la ubicación del transportista. El acceso a los documentos es inmediato.
- Estos documentos contienen códigos de barras, lo que permite escanearlos y almacenarlos digitalmente para luego poder gestionarlos fácilmente.
- Se elimina la necesidad de imprimir copias físicas de documentos para uso interno, reduciendo así el consumo de papel y el espacio físico necesario para almacenar grandes cantidades de papel.
- Los albaranes de cada cliente se archivan automáticamente y quedan vinculados con su respectiva factura. Además, el proceso de facturación es mucho más rápido.
- Los cambios en las facturas se realizan digitalmente, no manualmente, es decir, el transportista ya no tiene que entregar al cliente una factura en papel, sino que el cliente recibe un email con la documentación. Esto además reduce sustancialmente el consumo de papel: hasta 600 kg al año de ahorro.
- Los transportistas pueden gestionar ellos mismos toda la documentación que necesitan sin tener que recurrir al personal administrativo y evitan el extravío de documentos.
- Los documentos se pueden almacenar en un repositorio común que permite recuperar y modificar documentos anteriores.
- La documentación se puede firmar digitalmente antes de incorporarla al sistema de gestión de datos del operador.
- Los transportistas pueden informar de cualquier incidencia que se produzca durante el trayecto a través de su móvil.
Por qué algunas empresas de logística no implantan soluciones de software documental para su sector
Está claro que todo son ventajas para todos los intervinientes que optan por una plataforma avanzada de software documental para el sector logístico. Sin embargo, todavía en 2023 sigue habiendo ciertos obstáculos que impiden digitalizar los documentos en algunas empresas. ¿Por qué? Principalmente por tres razones.
- Muchos operadores logísticos son microempresas o pymes con pocos trabajadores y pequeñas flotas que no tienen los recursos económicos suficientes para digitalizar su negocio.
- Incluso los grandes operadores que sí se han digitalizado deben recurrir a transportistas autónomos para complementar sus flotas fijas, lo que dificulta la integración tecnológica de todos los intervinientes en la cadena de suministro.
- Por último, la edad media de las plantillas de los operadores suele ser elevada y una plantilla envejecida siempre se muestra reticente a aprender y utilizar nuevas tecnologías.
Los grandes operadores llevan tiempo disfrutando de los numerosos beneficios de agilizar sus procesos implantando soluciones sofisticadas de software documental para el sector logístico. Ellos saben que el futuro del sector no se entiende sin la digitalización de sus procesos. No es solo una cuestión de costes y eficiencia, sino también una cuestión del impacto medioambiental que tiene esta industria.
Tecnología y herramientas para el sector logístico
En la actualidad se envían más mercancías físicas que nunca, sobre todo a raíz del confinamiento provocado por la pandemia de COVID-19. Para seguir distribuyendo los cerca de 85 millones de paquetes que se reparten a diario en todo el mundo, el sector logístico debe ser más sostenible y esto pasa por implantar herramientas tecnológicas:
- Soluciones para supervisar los envíos online y garantizar el flujo de mercancías.
- Sistemas de facturación digitalizados que permiten desterrar las caóticas hojas de Excel.
- Software de gestión de transporte (TMS) que automatiza la gestión de cargas y descargas.
- Cotizador online que reemplaza las llamadas y correos electrónicos, y optimiza el tiempo de respuesta a los clientes al habilitar la contratación instantánea de envíos.
- Software de gestión de flotas que permite controlar los camiones, conductores y matrículas.
- Herramientas de análisis que ofrecen una foto fija detallada y en tiempo real del flujo de mercancías y permite identificar aquellos almacenes donde se producen más retrasos en la carga y descarga.
- Más allá del indispensable GPS, existen sistemas que planifican y diseñan rutas de forma automática mediante algoritmos de inteligencia artificial. Estos sistemas minimizan los kilómetros que el vehículo recorre vacío, lo que reduce a su vez el gasto innecesario en combustible y las emisiones de CO2.
Tendencias del sector logístico para 2023
Ya se vislumbran ciertas tendencias en las que los sistemas de gestión documental tendrán mucho que decir este año:
- Sinergias con el comercio electrónico. Las ventas por internet han provocado un boom en la demanda del sector logístico. Los clientes cada vez son más exigentes y los operadores logísticos no dan abasto, sobre todo en fechas clave como el Black Friday y las fiestas navideñas.
- Reducción en los tiempos de entrega y devolución de productos. Amazon ha subido mucho el listón y los clientes también: quieren recibir su pedido rápidamente, a una hora conveniente y en el lugar que mejor les viene.
- Logística 4.0. La digitalización de la cadena de suministro se materializará y las tecnologías mencionadas anteriormente terminarán implantándose y marcarán el rumbo de los años venideros.
2023 seguirá siendo un año lleno de retos, como la fragilidad de las cadenas de suministro mundiales, la fuerte demanda de servicios de transporte por carretera o el aumento del precio del combustible. Sin olvidar los coletazos de la pandemia y las tensiones geopolíticas derivadas de la guerra de Ucrania.
En este contexto, las empresas logísticas y de distribución necesitan mejorar su competitividad y tomar decisiones más acertadas con la ayuda de software documental avanzado y otras herramientas para el sector logístico. Las nuevas tecnologías y los datos que generan y tratan pueden ser el motor que les empuje para avanzar en esa dirección.
Acerca de DocPath
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