En un contexto, en donde, cada día, la información está más al alcance de todos, los consumidores están cambiando, in crescendo, su forma de interactuar con las empresas de servicios (telefonía, banca, seguros, etc.). Es por ello, que la competitividad, entre las compañías de todos los ámbitos, se ha convertido en un reto y en un intento por mejorar la atención a sus clientes y aumentar su posicionamiento en el mercado.
Como un ejemplo tangible podemos destacar el hecho de que miles de usuarios, hoy en día, pueden tramitar un alta o una baja en una compañía de telefonía móvil. Esto conlleva determinados trámites administrativos que están manejados por una aplicación especial de negocio en conjunto con un software de gestión documental. A la pregunta de ¿cómo pueden las empresas de servicios gestionar este gran volumen de documentos y mejorar su capacidad de respuesta de cara al cliente? La respuesta es a través de tres acciones: agilizando los procesos internos; reduciendo los costes; y la última incrementando la productividad. Estos tres hitos se afrontan con la apuesta por un software de gestión documental que se adapte a cada una de las necesidades empresariales.
La demanda, cada vez mayor, de información personalizada, requiere importantes procesos, tales como la generación de altos volúmenes de documentos en base de datos dinámicos y impresión masiva de documentos y su distribución, ya sea en formato electrónico o en papel; la comunicación eficiente y ágil con el cliente de cara a una mejora en su capacidad de respuesta; y la emisión y envío de facturas electrónicas, documentación, etc.
Para poder estar a la altura, las empresas se ven avocadas a ampliar la efectividad de sus procesos y optimizar los post-procesos, con el fin de aumentar su capacidad competitiva en el mercado. Para ello, es de vital importancia contar con entornos de alto volumen de impresión; entornos en los que la cantidad y la variedad de documentos va siempre en aumento y en los que se requiere una calidad y rapidez de procesamiento cada vez mayor.
Optimización de procesos e innovaciones tecnológicos
Se entiende por optimizar como la mejor opción, entre las existentes, que cubra todas las necesidades de la empresa y permita, a su vez, obtener el menor coste y la mejor calidad, en el mínimo tiempo. Así, coste, calidad y tiempo son los tres aspectos fundamentales, a tener en cuenta, para lograr una verdadera optimización de cualquier proceso. De cara a la productividad, todos estos aspectos están relacionados entre sí ya que: una mayor calidad conllevará, probablemente, un aumento del coste; una reducción de costes acarreará, muy posiblemente, una reducción de la calidad, así como un aumento de tiempo; y por último, una reducción del tiempo llevará consigo menos costes y, posiblemente, menos calidad.
Como resultado, la optimización de cualquier proceso pasaría necesariamente por una innovación tecnológica que, de la mano de un software de gestión documental, permita adaptar y cubrir todas las necesidades existentes en cuanto a generación, distribución (ya sea de forma electrónica o en papel), impresión, procesamiento masivo de documentos, etc., así como la realización de tareas de post-proceso de forma automática, entre otras.
La clave: un buen sistema de gestión documental
En los últimos años, la tecnología documental está experimentando, a un ritmo vertiginoso, importantes avances para atender todas las necesidades que requieren las empresas. Los ingentes volúmenes de información que manejan son, cada vez mayores, motivo por el que un adecuado sistema de gestión documental puede ser la clave para el éxito total o el fracaso rotundo.
Es evidente, que la gestión documental ha dejado de ser un simple método de archivo y recuperación, para pasar a convertirse en una herramienta esencial y básica para la optimización de todos los procesos asociados al manejo de grandes volúmenes de documentos e información relacionada.
La elección de un buen software de gestión documental que dé solución a todas las necesidades empresariales, debe ser asumida por personas expertas, que conozcan a la perfección las necesidades de la compañía y reciban, al mismo tiempo, el correcto asesoramiento para dar con el gestor documental apropiado. La empresas suministradoras de tecnología disponen de un Servicio de Consultoría, a través del cual es posible diseñar la estrategia corporativa de una compañía.
Un equipo, formado por miembros de las dos empresas, es el que tendrá que determinar el tipo de software a implantar en la empresa, que cuente con la posibilidad de generar documentos con una amplia variedad de formatos de salida (ya sean de impresión y/o electrónicos); así como componerlos dinámicamente e imprimir un alto volumen de documentos (batch) además de gestionar su post-proceso para separarlos por lotes, clasificarlos por códigos postales y su manejo de marcas de ensobrado, entre otros.
André Klein
Consultor freelance para DocPath