Madrid, 6 de julio de 2023 – Renovarse o morir. Esto vale para todas las empresas y sectores. Los sistemas centrales de comunicaciones comerciales y con los clientes generan un amplio abanico de documentos, recibos, facturas y estados financieros. Y todos son importantes para los bancos, las inmobiliarias y otras compañías de los sectores de seguros, servicios públicos, servicios sanitarios, telecomunicaciones y logística.
La mayoría de estos documentos se generan en formatos de impresión patentados que no cuentan con el respaldo de sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) ni de plataformas de servicios de contenido (CSPs). Por tanto, algunas empresas se ven obligadas a recurrir a sistemas de archivo costosos y obsoletos para almacenar y administrar este tipo de documentos.
Por suerte, existe una solución a este problema que garantiza una experiencia eficiente, segura y cómoda a los clientes: mejorar la transformación y archivo digitales de las comunicaciones con los clientes. He aquí seis estrategias para lograrlo.
Seis estrategias para mejorar la transformación y archivo digitales
1 – Implantar una solución de gestión de documentos electrónicos
Este tipo de soluciones permiten digitalizar y almacenar de manera segura todas las comunicaciones con los clientes, como estados de cuenta, contratos y correspondencia. También facilitan la búsqueda, recuperación y archivo de documentos, lo que mejora la eficiencia y reduce el espacio físico requerido para almacenamiento.
2 – Automatizar la generación y entrega de documentos
La automatización permite enviar a los clientes comunicaciones personalizadas y pertinentes de manera rápida y eficiente. Se pueden utilizar plantillas predefinidas y datos de clientes para generar automáticamente documentos como contratos, confirmaciones de transacciones y notificaciones, reduciendo así los errores y ahorrando tiempo.
3 – Ofrecer opciones de autentificación y firma electrónica
Estas opciones facilitan la realización de transacciones y la firma de documentos de forma segura y sin necesidad de desplazarse a ningún sitio.Asimismo, agilizan los procesos, mejoran la experiencia de los clientes y minimizan la dependencia de los documentos en papel.
4 – Garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo
En sectores como el bancario o el asegurador, la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa son fundamentales. Las empresas de estos sectores deben asegurarse de que su infraestructura y sistemas de almacenamiento de documentos son seguros y cumplen con los estándares de seguridad. Además, deben garantizar que cumplen leyes clave de protección de datos y protección de los consumidores.
5 – Facilitar el acceso y la búsqueda de documentos
Es importante asegurarse de que los clientes pueden acceder fácilmente a sus documentos digitales a través de plataformas online o aplicaciones móviles. Conviene proporcionarles opciones de búsqueda avanzada para que puedan encontrar rápidamente los documentos específicos que necesitan, lo que mejora su experiencia y reduce la necesidad de asistencia adicional.
6 – Educar a los clientes en las ventajas del archivo digital
Los clientes deben conocer los beneficios de la transformación y archivo digitales: comodidad, acceso a la información las 24 horas, ahorro de tiempo y mitigación del impacto ambiental. Necesitan instrucciones claras sobre cómo acceder a los documentos digitales y cómo pueden utilizar las herramientas disponibles para gestionar y organizar su información de manera efectiva.
Cinco beneficios de modernizar la transformación y archivo de comunicaciones con clientes
- Reduce el gasto operativo de IT: permite a las empresas retirar los sistemas de archivo y recuperación obsoletos para reducir los gastos de mantenimiento de software, hardware y almacenamiento.
- Mejora las comunicaciones con los clientes: ofrece una plataforma de servicios web modular y extensiblepara procesar y archivar documentos, facturas y extractos de clientes.
- Mejora la ejecución operativa: administra las operaciones de recuperación y transformación de diversos subprocesos y almacena en la memoria caché los recursos que se utilizan con frecuencia.
- Aumenta la accesibilidad a las comunicaciones con los clientes: convierte las comunicaciones con clientes que están en formato PDF y HTML, a los que no pueden acceder fácilmente las personas con problemas de visión, y garantiza el cumplimiento de la normativa actual.
- Mitiga el riesgo derivado del cumplimiento normativo: permite a las organizaciones cumplir con la normativa bancaria, de seguros, de atención médica y de otra naturaleza reteniendo estados de cuenta, cuentas, facturas y correspondencia de los clientes de acuerdo con las reglas y tendencias.
Caso de éxito en el sector bancario
Un gran banco minorista debía demostrar que cumplía la normativa bancaria proporcionando un análisis completo de los extractos de las tarjetas de crédito de sus clientes de los 10 años anteriores, lo que suponía analizar más de 50 millones de tarjetas emitidas.
El banco utilizó software documental puntero para convertir, identificar, extraer y reutilizar automáticamente la información necesaria para demostrar el cumplimiento y obtener de paso información valiosa sobre el comportamiento de sus clientes.
Ejemplos prácticos de casos de uso en el ámbito del negocio y IT
Son muchos los casos de uso de negocio donde conviene modernizar la transformación y el archivo de comunicaciones con clientes: factura electrónica, autoservicio a clientes, tramitación de reclamaciones, altas hospitalarias, peticiones de información, originación de préstamos, documentación de transporte, formularios logísticos, accesibilidad de documentos para personas con problemas de visión…
Y también hay, aunque menos, ejemplos claros de casos de uso de IT: infraestructura, modernización, transformación digital, archivo en la nube, sincronización de contenidos, migraciones, gestión integrada de las comunicaciones con los clientes y acceso y usabilidad de contenido estandarizado.
La mejora de la transformación y archivo digitales de las comunicaciones con los clientes en cualquier sector exige una combinación de soluciones tecnológicas, seguridad de datos y comunicación efectiva con los clientes. Si las empresas implantan estas estrategias, podrán ofrecer una experiencia digital fluida y segura a sus clientes, optimizando los procesos y fortaleciendo la relación con ellos.
Pero no solo las empresas privadas deben abordar esta mejora; el mayor reto lo plantean las administraciones públicas, que también están obligadas a prestar un buen servicio a los ciudadanos y tienen almacenadas cantidades ingentes de archivos en papel. Ahí el margen de maniobra es todavía mucho mayor. Por tanto, nadie escapa a la necesidad de mejorar la transformación y archivo digitales de sus documentos.
Acerca de DocPath
DocPath es una empresa líder en la fabricación de software documental empresarial, que ofrece a sus clientes internacionales la tecnología que les permite complementar su ERP e implementar procesos avanzados de Document Output Management, Customer Communications Management y software documental de spooling.
Fundada en 1993, DocPath tiene sedes en Europa, los EE. UU y América Latina y está presente con sus Soluciones en compañías de todo el mundo. Entre sus clientes figuran bancos de reconocido prestigio y corporaciones de primera línea, a los que facilita la difícil y compleja tarea de diseñar, generar y distribuir sus documentos críticos de negocio. DocPath mantiene un fuerte compromiso con el I+D+i, área a la que destina una buena parte de sus ingresos y en la que radica una de las claves de su éxito.
Para más información visite:
https://docpath.com
Nota Legal: DocPath es una marca registrada de DocPath Document Solutions. Reservados todos los derechos. Otras marcas comerciales mencionadas en este documento pueden ser propiedad de sus respectivos dueños.