Aunque parezca mentira, el 90% de las empresas desconoce los costes correspondientes a las tareas de Document Output Management relacionadas con la impresión. Muchas de ellas destinan entre el 1 y el 3% de su presupuesto a producir documentos sólo de uso interno y los últimos estudios revelan que optimizar los procesos de impresión puede suponer ahorros de hasta el 30%. Este último dato es capital para los directores de sistemas.
Lo de optimizar suena muy bien, sí, pero ¿cómo se hace? El proceso completo se podría dividir en seis pasos.
Pasos para optimizar los procesos y los costes de Document Output Management relacionada con la impresión
Paso 1. Lo primero es encontrar un proveedor que preste servicios integrales y que además de resolver de manera global el tema de Document Output Management, pueda ofrecer soluciones de mejora de procesos de impresión, reducción de papel y tóner (y, por tanto, de los costes de impresión) y otros servicios orientados a conseguir una optimización integral. Es fundamental contar con un proveedor con experiencia, que aporte soluciones creativas que vayan más allá de la simple reducción de impresiones.
Paso 2. Realizar una auditoría de los sistemas de Document Output Management relacionados con la impresión actuales e identificar los principales procesos que se desean mejorar. Esto se hace a través de diversas entrevistas con personas clave de la empresa e integrando el input crucial del director de Sistemas. Gracias a esta auditoría, se identifican las necesidades y los objetivos de la empresa. Por ejemplo, cada vez hay más empleados con puestos que les exigen viajar o realizar desplazamientos frecuentes. Hasta ahora, mandar imprimir un archivo a través de una conexión segura de cualquier dispositivo móvil era muy problemático. Sin embargo, ahora existen soluciones de Document Output Management que reducen y comprimen los archivos que se envían a impresoras remotas. Otro proceso que se puede mejorar claramente es la seguridad pasiva de los documentos que se imprimen. Con las nuevas impresoras inteligentes, se resuelven problemas de confidencialidad, es decir, el empleado debe autorizar la impresión utilizando una tarjeta o código personal y, además, debe estar delante de la impresora. Y si envía por error un documento para imprimir, lo puede cancelar en la propia máquina, lo que reduce considerablemente el consumo de tóner.
Paso 3. Una vez identificados los cambios que se quieren emprender para agilizar los procesos globales de Document Output Management, y los de impresión en concreto, podría ser aconsejable uniformizar la marca de las impresoras para poder obtener mejores precios y negociar contratos de volumen gracias a la escala. Asimismo, es necesario reducir el número de impresoras físicas, pero aumentando su capacidad de producción y la “inteligencia” del dispositivo. Por “inteligencia” se entiende la capacidad que en la actualidad tienen algunas impresoras de aprobar facturas, mantener segura la información que contienen y poner en marcha procesos importantes, como la digitalización de un documento para subirlo a la intranet de la empresa. Por otro lado, lo importante es que el parque de impresoras tenga los últimos avances tecnológicos, que suelen redundar en un mayor respeto hacia el medio ambiente. Los demás cambios y mejoras habrá que priorizarlos en función del presupuesto, pero se debe tener en cuenta que el resultado final consistirá en una reducción significante de los costes y, por tanto, es aconsejable no esperar demasiado con la implementación del proyecto de optimización de procesos de impresión.
Paso 4. Es indispensable que el proveedor de la solución de Document Output Management seleccionado se involucre activamente en el proyecto, de principio a fin, es decir, debe estar presente durante el periodo de vigencia del contrato, ya que las necesidades de la empresa pueden variar.
Paso 5. Ahora toca la nada desdeñable tarea de implantar todos los cambios. Para ello, es preciso diseñar una hoja de ruta que permita gestionar adecuadamente el cambio en los procesos de impresión y contar con el apoyo de la alta dirección de la empresa. Esto es de máxima importancia, ya que un proyecto de esta envergadura implica entre tres y cuatro semanas de cambios que van a afectar a los principales departamentos, que deberán prescindir de la impresora que tenían hasta ahora en su despacho. Por ello, es absolutamente esencial concienciar a los empleados de que deben imprimir “con cabeza” y de que ello aportará numerosas ventajas en varios frentes.
Ventajas de optimizar los procesos de Document Output Management relacionados con la impresión
- Control de costes de impresión: permite conocer el uso que los usuarios realizan de las impresoras y su consumo de papel, mejora el aprovechamiento de los consumibles y ayuda a implantar políticas de impresión.
- Mayor productividad interna: libera tiempo en las tareas cotidianas y agiliza los procesos de control y gestión de impresiones. Permite imprimir en remoto y tener los documentos impresos cuando se llega a la oficina.
- Ahorro de energía y respeto por el medio ambiente: reduce el consumo de electricidad, las emisiones de CO2, el consumo de papel y, por tanto, la tala de árboles.
- Seguridad: permite autentificar la identidad de los usuarios y encriptar información confidencial.
Paso 6. Por último (aunque no por ello menos importante) hay que realizar un seguimiento del plan de cambio de los procesos de impresión e informar de los avances o escollos. De nada vale realizar los cambios mencionados si no hay forma de supervisarlos, medirlos y validarlos para poder presentarlos a la alta dirección, quienes querrán estar informados del RSI obtenido mediante el proyecto de reducción de los costes de impresión. Aunque no todos los datos se pueden medir en ganancias económicas (por ejemplo, la satisfacción de empleados y una eficiencia mejorada), los resultados deben comunicarse a los participantes en el proyecto piloto y, después, a toda la empresa.
Si las empresas siguen concienzudamente estos pasos y no se desvían de su hoja de ruta harán que algo que parecía una misión imposible hace unos años sea viable. Aunque se tienda a crear una “oficina verde”, está claro que seguirá haciendo falta imprimir documentos. Por ese motivo, se trata de racionalizar y optimizar el proceso de impresión de la mano de soluciones de software documental de vanguardia y fabricantes de impresoras con tecnología punta.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath