Output Management versus Print Spool Management

Eight Technology Trends That Will Change the World

El concepto de Customer Communications Management (CCM) engloba todos aquellos procesos que tengan como objetivo principal optimizar la creación, el almacenamiento, la recuperación y la entrega de las comunicaciones salientes de una organización. Estas comunicaciones pueden adoptar diversas formas, tales como documentos impresos, correos electrónicos y páginas Web, que la compañía envía a clientes, socios, distribuidores y organismos reguladores. Por esa razón, las soluciones de CCM se centraron inicialmente en la generación de documentos transaccionales que ofrecen la posibilidad de venta cruzada, como extractos bancarios y facturas, ya que son uno de los medios más idóneos para promocionarse. Sin embargo, el alcance de CCM ha incrementado rápidamente, hasta el punto de que las correspondientes soluciones de software documental se han especializado en las áreas de Output Management (la gestión de salidas) y Print Spool Management (la gestión del spool de impresión). Aunque los dos conceptos se usan a menudo indistintamente, existen bastantes diferencias entre Output Management y Print Spool Management. Veamos las principales distinciones.

Print Spool Management

Print spool management o la gestión del spool de impresión, consiste en tareas para implementar y controlar una red de impresoras segura y eficiente. Esas tareas suelen incluir:

Impresión pull
Impresión móvil
Impresión por reglas
Optimización de la impresión
Control de los procesos de impresión

Impresión pull

Pull printing o la impresión pull, es una función del software de generación documental que permite retener un trabajo de impresión en un servidor o estación de trabajo y liberarlo para redireccionarlo hacia cualquier impresora que admita esta función. Para usar la opción de impresión pull, el usuario debe identificarse en la impresora, ya sea mediante el uso de software embebido en la impresora o en un dispositivo externo, y a continuación selecciona el trabajo de impresión que quiere liberar y redireccionar a su impresora. Algunos programas permiten incluso delegar tareas de impresión pull a otros usuarios o sistemas.

Impresión móvil

La Impresión móvil cubre diferentes métodos para imprimir desde dispositivos móviles, que dependen del tipo de dispositivo, el modo de conexión y el modelo de la impresora. Los dispositivos suelen conectarse a la impresora mediante un protocolo inalámbrico, como Bluetooth o WiFi, aunque algunos dispositivos más antiguos todavía usan señales infrarrojas. Otro elemento que influye en el método usado para la impresión móvil es la capacidad del dispositivo en cuestión, especialmente la cantidad de memoria. Los smartphones y PDAs generalmente requieren un software de impresión que pueda procesar trabajos de impresión de manera eficiente sin sobrecargar la memoria limitada de estos dispositivos.

Impresión basada en reglas

La impresión basada en reglas establece pautas que limitan la impresión a lo estrictamente necesario, principalmente con el propósito de ahorrar tóner. Por lo general implica la restricción de los tipos de documentos y grupos de usuarios admitidos y en controlar la configuración de la impresión, con preferencia por la impresión a dos lados y en blanco y negro. Para una adecuada implementación de la impresión basada en reglas, los departamentos de TI y Sistemas optan a menudo por un software específico de ahorro de tóner, para mejorar la eficiencia de las impresoras mediante una combinación ideal de reglas de filtrado.

Optimización de impresión

Descargar drivers de impresoras suele ocupar una gran cantidad de ancho de banda. Para solucionar ese problema, el. Para solucionar el problema el software de optimización de impresión almacena los drivers localmente, eliminando así la necesidad de descargarlos en múltiples dispositivos. Esta función permite que usuarios puedan acceder al driver requerido desde diferentes ubicaciones y optimiza el tráfico de la red, lo cual aumenta de manera significativa la velocidad global de descarga y la eficiencia del ancho de banda. Por otro lado, la compresión de los archivos de impresión enviados al spool es otra funcionalidad del software de optimización de la impresión que aumenta drásticamente los niveles de eficiencia.

Control de procesos de impresión

El control de los procesos de impresión es una parte muy importante de Print Spool Management, ya que cualquier empresa –ya sea una pyme u organización grande– imprime documentos a menor o mayor escala. En este contexto, un software de ahorro de tóner distribuye y redirige trabajos de impresión de forma automática, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las reglas de impresión definidas. Este software también suele facilitar la creación y asignación de esas reglas, además de configurar los permisos de usuario. La autenticación del usuario en la impresora proporciona al administrador del sistema un mayor control sobre los trabajos de impresión, lo que les permite ahorrar tóner y proteger datos confidenciales..

Output Management

Output management es un concepto más amplio que Print Spool Management. Originalmente cubría solamente la gestión de las salidas de impresión –un área denominada print output management, pero ha ido expandiéndose hasta referirse a la gestión de cualquier flujo de salida que sale de una aplicación hacia un dispositivo o sistema de salida (impresora, base de datos, gestor de email, Web, etc.). El software documental utilizado en Output Management consiste sobre todo soluciones como ERPs (Enterprise Resource Planning; la planificación de recursos empresariales) o CRMs (Customer Relationship Management, que hace referencia a la gestión de las relaciones con el cliente). Los tipos de salida que generan y gestionan esas aplicaciones van desde impresiones, emails y faxes hasta archivos digitales, páginas Web, etc. Además, las soluciones de Output Management ayudan en la automatización de tareas administrativas, al integrarse con los sistemas de gestión de flujos de trabajo.

Las soluciones de software de Document Output Management se suelen implementar con el objetivo de automatizar la distribución omnicanal, generar diferentes formatos de salida (PDF, PCL, PS, HTML, etc.) y llevar a cabo tareas de seguimiento, para disminuir así la carga de trabajo de aplicaciones de escritorio y empresariales. Estas acciones, a su vez, aumentan la productividad, el rendimiento y la estabilidad del sistema informático y tecnológico en general.

Las principales categorías en tareas de Output Management incluyen::

Diseño de documentos
Gestión de recursos
Generación documental
Distribución
Generación de formatos

Diseño de documentos

Las funcionalidades típicas que ofrece cualquier software de Output Management moderno para el diseño de documentos incluyen las funciones gráficas más actuales, como gráficos, códigos de barras y múltiples idiomas en un mismo diseño. Los gráficos pueden ser de tipo 2D o 3D, circulares, barras de progreso con justificación, columnas e imágenes configurables, entre una gran variedad de opciones. Cabe destacar que los códigos de barra soportados van desde los más estándares y 2D, como UPC-A, UPC-E, Code-128 y PDF-417, hasta códigos más modernos, como los QR-Code.

Gestión de recursos

La recuperación, conversión y fusión de documentos requiere de muchos recursos que las empresas, por tanto, deben gestionar cuidadosamente. Archivos de documentos y otros recursos, como fuentes, plantillas e imágenes, necesitan recuperarse de gestores documentales, directorios y Web. Por otro lado, la generación documental a menudo requiere la conversión de un documento a otro formato, como PCL a PDF, JPG a BMP, etc.), mientras que la fusión de diferentes documentos durante el mismo proceso de generación para producir un único documento también es un requisito muy común en cualquier empresa moderna.

Generación documental

La generación documental es la capacidad de crear documentos empresariales por Web y en tiempo real. Algunas empresas, aunque quedan muy pocas, todavía no utilizan Internet para comunicarse con sus clientes o no consiguen aprovecharla al máximo. En estos tiempos, no ser capaz de crear y distribuir documentos a través de Internet puede afectar a las relaciones con los clientes o incluso dañar la imagen corporativa.

Generación de formatos

La generación documental a menudo se complica por la gran cantidad de formatos disponibles actualmente, como JPG, PCL, PDF, XLS, HTML, etc. Por tanto, la mayoría de las empresas necesitan generar sus documentos en varios formatos o convertirlos a un formato diferente al original antes de su impresión, lo que requiere la recuperación de diferentes recursos, como fuentes, plantillas e imágenes. Otros requisitos relacionados con la generación de diferentes de formatos incluyen la capacidad de usar el software en diferentes sistemas operativos y que se integre fácilmente en el sistema existente de la compañía.

Distribución

La distribución de documentos se refiere al envío de documentos a una impresora remota de acuerdo con los requisitos del usuario, aunque en realidad engloba cualquier canal y medio, como Web, email, fax, correo ordinario, etc. En este sentido, optimizar los tiempos de los procesos de impresión puede resultar ser una tarea particularmente desafiante para cualquier compañía con redes de impresoras que abarcan múltiples ubicaciones geográficas. Por tanto, la solución de gestión documental debe ser capaz de manejar los requisitos de un entorno de impresión distribuida mediante el uso de elementos como Java, .Net y VB para integrarse con las aplicaciones empresariales existentes.

Más allá de Print Management

Parece claro, entonces, que tanto las soluciones de Print Management como las de Output Management son un gran aliado para las organizaciones a la hora de implementar una red de impresión personalizada, flexible, controlada y eficiente en su entorno tecnológico. Y lo más importante, no necesitan empezar a lo grande.

Al abordar sólo unos pocos requisitos a la vez, la empresa podría empezar con funcionalidades de Print Management y ampliarlas más adelante con módulos adicionales de Output Management, para cubrir tanto las aplicaciones centralizadas como los puestos de trabajo digitales y distribuidos. Cuando una solución de Output Management o Print management puede expandirse de manera fácil cuando sea necesario, todo es posible, en cualquier momento.

Fuentes: