Seamos ecológicos a lo grande y pensemos en todos los frentes en los que podemos reducir sustancialmente el consumo de papel y, por ende, nuestra huella de carbono. Con el esfuerzo de todos, podemos mitigar los siguientes cuatro problemas derivados del uso de papel:
- Deforestación: para fabricar papel hay que talar un gran número de árboles y hay zonas del mundo que no tienen tiempo de recuperarse de las talas masivas.
- Contaminación: para producir papel también es preciso emplear una cantidad sustancial de productos químicos, lo cual genera mucha contaminación en forma de emisiones de carbono y residuos. En la industria papelera, los fabricantes de pasta y papel son responsables del 70% de las emisiones de gases de efecto invernadero y, aunque tienden a la baja, sigue habiendo mucho margen de mejora.
- Consumo de recursos: la fabricación de papel también exige un elevado consumo de otros recursos naturales, como el agua potable. Para fabricar una sola pieza de papel se necesitan entre dos y trece litros de agua.
- Residuos: la eliminación de residuos es una importante amenaza medioambiental relacionada con el papel. De media, la mitad de los residuos de las empresas son papel, ya que imprimimos más documentos de los que realmente necesitamos. Después, este papel se deposita en los vertederos y se descompone, liberando metano tóxico y filtrando tinta al suelo y fuentes de agua.
Cinco beneficios ecológicos y económicos de las soluciones de software documental
La inacción no es una opción y el software de gestión documental ofrece ventajas ecológicas a la par que económicas.
- Mitigación del impacto ambiental. Si se eliminara el papel de ciertos procesos corporativos, se salvarían decenas de árboles al año y se reducirían las emisiones de las empresas, que deben ser audaces y plantearse si pueden desterrar el papel de más procesos.
- Aumento de la eficiencia. Al implantar soluciones de software documental y digitalizar procesos, se gana automáticamente en productividad y eficiencia en los equipos.
- Mayor compromiso de los empleados. Prescindir del papel y emprender iniciativas ecológicas permite captar al mejor talento y retener a los trabajadores más comprometidos y cualificados, a quienes les importa realmente la huella ambiental de su empresa y de ellos mismos a título individual.
- Reducción de costes. Si somos más prácticos y descendemos a la cuenta de resultados, veremos que los procesos sin papel aumentan la rentabilidad de las empresas por varias razones. Por un lado, desaparecen los costes de almacenamiento físico de papel, se ahorra tiempo de gestión de documentos físicos y se reducen las tasas de error humano. Por otro,el compromiso de los clientes aumenta porque están puntualmente informados y tienen acceso a numerosos canales de comunicación, y los empleados cuentan con más recursos, ya que pueden encontrar fácilmente y consultar en tiempo real los documentos que necesitan para su trabajo.
- Mayor seguridad de los datos. Las empresas deben configurar los parámetros de seguridad del software según sus necesidades, pero cualquier proveedor de servicios en la nube puede mejorar la seguridad de los documentos si lo comparamos con la seguridad que ofrece un archivador cerrado con llave.
Cómo crear una oficina sin papel en diez pasos
La transformación digital es el único camino hacia la desaparición del papel en las oficinas. Y las soluciones de software documental son un ingrediente fundamental de dicha transformación, ya que estas soluciones permiten digitalizar PDFs y almacenarlos en bases de datos para su posterior recuperación en tiempo real.
- Realizar un seguimiento de los trabajos de impresión. Hay que verificar la cantidad de papel que se utiliza cada día y semana. Puede parecer complicado, así que se puede instalar un software de auditoría de impresión para saber de dónde proceden los trabajos de impresión.
- Calcular la reducción de costes. Es preciso controlar todos los gastos de impresión, incluidas impresoras, tintas o tóner, papel y contratos de servicio, almacenamiento y soporte técnico.
- Utilizar herramientas digitales y aplicaciones móviles. Se trata de utilizar desde el principio versiones digitales de archivos impresos en papel. Las aplicaciones móviles pueden ser muy útiles porque permiten compartir fácilmente datos con clientes y proveedores.
- Enseñar a la plantilla a utilizar menos papel. Los empleados necesitan formación para manejar y procesar documentos electrónicos, como facturas, incluida la firma digital. Para involucrarles en el reto de lograr una oficina sin papel, se pueden definir objetivos de reducción mensuales y mostrarlos públicamente. También se puede crear un sistema que permita a los empleados saber cuántas copias impresas han generado cada mes.
- Controlar, medir y analizar. Para medir el avance del proceso de crear una oficina sin papel, hay que controlar las resmas de papel que se compran.
- Escanear cualquier documento recibido. Hay escáneres de documentos razonablemente económicos que permiten obtener documentación en formato PDF. Incluso hay buenas aplicaciones de escáner para smartphones que son muy sencillas y útiles.
- Firmar documentos digitalmente. La mayoría de los países ya tienen leyes en virtud de las cuales los contratos firmados electrónicamente son legalmente tan válidos como los firmados en papel. Para las empresas, el mero hecho de aceptar documentos firmados por correo electrónico en vez de obligar a sus clientes a enviarlos por fax es en sí un gran avance tecnológico.
- Utilizar la banca online. Ya hay muchos clientes bancarios que solicitan declaraciones e informes digitales a instituciones financieras. Los clientes no quieren perderse nada, así que configuran alertas en su software de contabilidad que les recuerdan, por ejemplo, cuándo vence una factura.
- Implantar la facturación electrónica. Gestionar las finanzas de la empresa a través de la web hace que los pagos sean más rápidos yfáciles de rastrear. También se pueden enviar recibos por correo electrónico a los clientes en lugar de imprimirlos.
- Rediseñar los principales procesos de negocio. Para reducir sustancialmente el uso de papel, no queda más remedio que volver a diseñar determinados procesos de negocio para identificar los procedimientos donde se puede prescindir del papel. Uno de los pasos más fáciles consiste en generar informes directamente en PDF, que se pueden revisar en un portátil, tablet o smartphone.
En definitiva, no es ninguna novedad hablar sobre eficiencia energética, ahorro de costes y respeto al medioambiente, pero no hay que cejar en el empeño y seguir apostando con fuerza por estos valores.
Aunque las soluciones de software documental pueden ayudar a las empresas a reducir su huella de carbono, la comunidad de empresas tecnológicas en su conjunto debe asumir una mayor responsabilidad para proteger nuestro planeta.
Acerca de DocPath
DocPath es una empresa líder en la fabricación de software documental empresarial, que ofrece a sus clientes internacionales la tecnología que les permite complementar su ERP e implementar procesos avanzados de Document Output Management, Customer Communications Management y software documental de spooling.
Fundada en 1993, DocPath tiene sedes en Europa, los EE. UU y América Latina y está presente con sus Soluciones en compañías de todo el mundo. Entre sus clientes figuran bancos de reconocido prestigio y corporaciones de primera línea, a los que facilita la difícil y compleja tarea de diseñar, generar y distribuir sus documentos críticos de negocio. DocPath mantiene un fuerte compromiso con el I+D+i, área a la que destina una buena parte de sus ingresos y en la que radica una de las claves de su éxito.
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