En las últimas décadas, los documentos electrónicos han ido adquiriendo una importancia cada vez mayor, por lo que el concepto de Document Output Management ha evolucionado de manera significativa. Actualmente, podríamos definirlo como la gestión de salida de documentos que cubre todo el proceso documental, desde la generación hasta el almacenamiento y distribución, con el objetivo final de optimizar la calidad y la duración del proceso integral, así como los costes asociados.
Cada vez son más las empresas que buscan mejorar la experiencia del cliente respecto a los documentos. Aquí es donde entran en juego las soluciones de Document Output Management. A través de las herramientas que proporcionan cada una de ellas, las organizaciones son capaces de diseñar, generar y distribuir documentos de alta calidad en cualquier formato de salida, utilizando la entrega omnicanal. Por tanto, el cliente se convierte en el centro de todo el proceso gracias a la creación de estrategias que proporcionan el uso de cualquier canal de comunicación para establecer la relación con el cliente.
Todas las soluciones del software documental comparten los mismos objetivos: automatizar la distribución omnicanal, generar distintos formatos de salida (PDF, PCL, PS, HTML, etc.) y llevar a cabo tareas de seguimiento para disminuir la carga de trabajo de aplicaciones de escritorio y empresariales. Al mismo tiempo, la realización de estas acciones aumentan la productividad, el rendimiento y la estabilidad del sistema informático y tecnológico en general.
Los objetivos mencionados equivalen a las principales funciones de una solución de Output Management. El diseño de documentos, la gestión de recursos, la generación documental, la distribución y la generación de formatos, son las cinco funciones que permite un software de gestión de salida de documentos.
Diseño de documentos
Cualquier software de Document Output Management actual ofrece diversas funcionalidadespara el diseño de documentos en las que se incluyen la posibilidad de incluir gráficos y códigos de barras, la realización de un mismo diseño en múltiples idiomas y la alta calidad de presentación en las plantillas o documentos. Con las herramientas de diseño que proporciona, el cliente puede diseñar cualquier tipo de documento comercial, tales como contratos, recibos, facturas, pólizas de seguros, etc.
Gestión de los recursos implicados en los procesos de gestión documental.
Recuperar, convertir y fusionar documentos se han convertido en varias de las necesidades más comunes de las empresas. Estas acciones requieren la utilización de muchos recursos que deben gestionarse con cuidado para evitar errores. Archivos de documentos, fuentes, plantillas o imágenes son algunos de los recursos que necesitan recuperarse de gestores documentales, directorios y páginas web. Asimismo, la generación documental exige frecuentemente transformar un documento a otro formato y fusionar diferentes documentos en uno único, dos requisitos que, junto a la recuperación documental, se pueden cumplir con la implementación de un software de Output Management.
Generación de documentos profesionales
La creación de documentos empresariales por web y en tiempo real es fundamental para que las organizaciones puedan comunicarse con sus clientes. Hoy en día, todavía se pueden encontrar empresas que no utilizan internet, es decir, no crean ni distribuyen documentos a través de la red. Este factor puede afectar directamente a la relación de la compañía con sus clientes, además de poder dañar su imagen corporativa, por lo que poner en funcionamiento un software documental de Document Output management solventará dichos problemas.
Generación de formatos de salida variadas
En muchas ocasiones, la gran cantidad de formatos disponibles dificulta la generación documental. Por este motivo, las empresas necesitan generar documentos en varios formatos o convertirlos en uno diferente al original antes de su impresión, requiriendo la recuperación de diferentes recursos como fuentes, plantillas o imágenes. De la misma manera, las compañías demandan la capacidad de usar el software documental en diferentes sistemas operativos y la posibilidad de integrarse fácilmente en el sistema utilizado por la empresa.
Distribución multicanal de documentos
Aunque la distribución de documentos hace referencia principalmente al envío de documentos a una impresora remota, de acuerdo con los requisitos del usuario, en realidad engloba cualquier canal o medio como la Web, el email, el fax, etc. Este proceso requiere una optimización de los tiempos; sin embargo, sería una tarea complicada para cualquier compañía al disponer de redes de impresoras que abarcan múltiples ubicaciones geográficas. La solución de gestión documental y Document Output Management debe ser capaz de manejar los requisitos de un entorno de impresión que está distribuida por el uso de elementos como Java, .Net y VB para integrarse con las aplicaciones que cada empresa disponga.
Optimizar los procesos de gestión documental y mejorar la relación con los clientes son dos de los requisitos que cada vez más empresas solicitan. La implementación de cualquiera de las soluciones de Document Output Management satisface estas necesidades, además de aportar de igual manera eficiencia, seguridad y ahorro de costes a todo el proceso y a la organización.