Las Políticas de Impresión, aliados para combatir la crisis

Cómo, quién y dónde son algunas de las preguntas a las que responde la Política de Impresión de una empresa. Es decir, que recoge las reglas que establecen cuál es la manera más óptima de hacerlo de una forma inteligente para no solo fomentar el ahorro de la compañía, sino también para que la organización sea cada vez más sostenible.

Un estudio realizado por KYOCERA Document Solutions en 2008, fecha en la que se declaró oficialmente el inicio de la crisis, sobre la impresión en las empresas concluía que podrían ahorrarse un 25% si se estableciera una Política Corporativa de Impresión. Las compañías que aún no hayan tomado medidas al respecto, solo tienen que multiplicar ese porcentaje por cuatro años para calcular el derroche innecesario que están realizando.

El motivo se debe a que la mayoría de las empresas deja en manos de los trabajadores este aspecto. Según esta encuesta ocho de cada nueve compañías no sabe con exactitud el gasto global al que asciende la impresión. O visto de otra forma tan solo una de cada nueve es consciente de sus gastos en esta materia. En general, las organizaciones nunca han prestado la suficiente atención a este aspecto y siguen sin hacerlo, por lo que los gastos en esta partida se han asumido como imprescindibles, cuando en realidad son subsanables.

En líneas generales, la solución pasaría primero por realizar una consultoría de los costes de impresión para determinar cuánto dinero se está gastando la compañía; en segundo lugar, y a raíz de los datos, se debería realizar un informe de la situación actual de la empresa en esta materia con la intención de dar conocer los ámbitos en los que se debería mejorar; y por último, facilitar una serie de recomendaciones para ayudar a diseñar una lista de normas de impresión en función de las necesidades detectadas.

Reglas básicas y comunes

Algunas de las reglas básicas que proporcionan de inmediato un importante ahorro son: enviar a imprimir los emails por la bandeja de papel reciclado; no permitir imprimir a color en ciertos departamentos; restringir la impresión a determinados horarios, departamentos o usuarios, etc. Pero además, el ahorro se consigue por un lado con equipos multifunción que permiten imprimir, fotocopiar, capturar como imágenes, enviar y recibir por correo electrónico todo tipo de documentos; y por otro, a través de un software adecuado con el que se pueda controlar quién, qué y para qué se imprime, y de esta forma establecer límites en la impresión, etc. Si además se externaliza todo el proceso (componentes físicos, consumibles, etc.) el ahorro es más que notable.

Con el afán de ser más competitivas, algunas empresas sí que están comenzando a limitar sus gastos de impresión, por lo que resulta imprescindible la instalación de una aplicación que ayude al usuario a imprimir de acuerdo con los parámetros establecidos en la empresa.

Los expertos efectúan dos recomendaciones más: contratar un proveedor especializado en software documental que reduzca la posibilidad de que se produzcan errores; y compartir los éxitos obtenidos con los empleados, para darles a conocer los buenos resultados económicos y medioambientales que se han alcanzado con la aplicación de medidas eco-responsables.

Aspectos técnicos

Las Políticas Corporativas de Impresión son el primer paso para alcanzar la tan anhelada oficina del futuro, en dónde el papel pasará a tener una mínima presencia.

Afortunadamente, las TIC constituyen las grandes aliadas para alcanzar la paperless office y las empresas que se dedican a la fabricación de software de tecnología documental tienen un gran protagonismo en este proceso de cambio. Las herramientas que ofrece el mercado permiten crear, con mucha facilidad, documentos de alto valor estético, que pueden generarse, distribuirse y almacenarse, de manera electrónica, a la vez que facilitan que solo se imprima lo verdaderamente necesario. La tecnología alrededor del documento continúa evolucionando con gran rapidez y cada año tenemos en el mercado, no sólo máquinas más y más eficientes y sostenibles hacia el medio ambiente, sino también nuevos productos de software que optimizan los procesos documentales.

A la hora de imprimir también hay que acudir al sentido común para no derrochar ya no solo el material, sino tampoco la energía. Cada empresa debería contar con servidores de impresión en los que los usuarios pudieran ver los documentos antes de imprimirlos. Por ejemplo, en ocasiones, un trabajador recibe un archivo con un formato poco habitual y lo imprime cuando quizás solo va a necesitar consultar pocas hojas o, incluso, determinados valores.

Contar con un servidor al que se redirijan todos los documentos en el que sean visibles es importante, porque cada empleado podrá saber exactamente qué es lo que se necesita imprimir. Esta medida sería realmente efectiva para las grandes organizaciones, que cuentan con un importante volumen de redes de oficinas.

Junto a la Política de Impresión, la concienciación de los trabajadores es imprescindible para que un proyecto de estas características triunfe en una empresa. La convivencia entre el papel y los documentos electrónicos parece inevitable, aunque quién sabe si la crisis va a acelerar el proceso de transición hacia la oficina sin papeles.