El tiempo es oro. Todos lo sabemos, pero no todos lo aprovechamos al máximo. Vivimos en una era en la que al día le faltan horas para hacer todo lo que queremos y las palabras “agobio” y “estrés” imperan en nuestro vocabulario cotidiano. Y esto afecta tanto a nuestra vida personal como profesional. Lo malo es que, en nuestro trabajo, el hecho de no entregar algo a tiempo o extender la jornada más de la cuenta de manera continuada pasa factura a nuestra imagen en la empresa y a nuestro rendimiento. Afrontémoslo: nadie nos enseña a trabajar eficientemente. Por eso es importante aprender a hacerlo de manera inteligente y esto pasa por crear y mantener buenos hábitos: tan sencillo (y tan difícil).
Las tareas y su planificación
La jornada laboral depende de dos factores clave: las tareas y su planificación. No se trata de hacer muchas cosas, sino de obtener los mejores resultados posibles. Muchas veces tenemos la sensación de no haber parado de trabajar, pero en el fondo “no nos ha cundido”. En este sentido, es importante aplicar la regla del 80-20: obtener un 80% de resultados con el 20% de las tareas. Cada tarea exige un tiempo y esfuerzo distintos, así que aquí lo difícil es seleccionar correctamente ese 20%. Para ello, es fundamental ordenarlas de más a menos importante: primero proyectos y tareas de alto valor, luego tareas complementarias y repetitivas, y por último, microtareas y urgencias.
El problema es que, en muchas ocasiones, la lista la ordenamos al revés. Nos dejamos interrumpir por urgencias que en el fondo no lo son, perdemos un tiempo valiosísimo en microtareas (p.e. responder emails) y, al final del día, justo cuando rendimos menos, abordamos los proyectos importantes.
¿Cómo resolvemos este problema? Planificando las tareas el día anterior. Antes de terminar la jornada, deberíamos reservar 15 minutos para planificar el trabajo del día siguiente. Lo ideal sería empezar el día abordando lo más importante. En función de nuestro tiempo y energía, podemos realizar tareas complementarias y repetitivas. Las microtareas deben resolverse en cuanto se presentan. Por desgracia, para las urgencias no hay planificación posible, pero podemos prepararnos.
Hay que empezar el día con la tarea más importante porque en las dos primeras horas de la mañana es cuando estamos más despejados y rendimos mejor, conseguimos resultados desde el primer momento y estamos menos distraídos. En una sociedad repleta de “procrastinadores” profesionales, es esencial invertir la tendencia y no postergar las tareas clave de nuestro trabajo para otros momentos.
Elaborar nuestro “mapa” de trabajo inteligente exige aplicar seis hábitos:
- Prestar atención a los plazos. Toda tarea debe tener un plazo. Si no lo tiene, hay que ponérselo y si no se sabe, hay que preguntarlo.
- Tener en cuenta si otras personas necesitan algo de nosotros para realizar su trabajo.
- Si hay alguna tarea de gran envergadura, es mejor dividirla.
- Dejar lista la primera tarea del día siguiente.
- Aplicar la regla del “minuto de oro”: si tienes que hacer algo que te lleva uno o dos minutos (email, llamadas, etc.), es mejor hacerlo sobre la marcha y no acumularlo para el final de la jornada. Esto se aplica bien a las microtareas.
- Invertir más tiempo en terminar. No es bueno tener demasiados frentes abiertos. Lo ideal es rematar el trabajo en cuanto se tenga ocasión y, si no surge, habrá que buscarla.
Nuestros mayores enemigos
Se llaman distracciones e interrupciones. Nos roban nuestro tesoro más valioso: nuestra atención. Lo más habitual es que no sepamos diferenciarlas y al enemigo hay que conocerle bien para combatirlo.Las distracciones son culpa nuestra, momentos de falta de atención que provocamos nosotros mismos. Pero que no cunda el pánico: precisamente por eso está en nuestra mano hallar una solución mediante buenos hábitos personales: cerrar el email en momentos que requieran máxima concentración, poner el móvil en modo silencio o no tenerlo a la vista y cerrar los programas de ordenador que no necesitemos.
Nuestro afán multitarea también resta calidad al trabajo. Pasamos constantemente de una tarea a otra y hasta presumimos de ello, pero a menos atención, menos calidad. ¿Qué podemos hacer para no caer en la multitarea? Dividir las tareas en varias partes para retomarlas tras una interrupción y tener siempre al lado algo para tomar notas y no obligarnos a memorizar.
El otro gran enemigo son las interrupciones. Estas no dependen de nosotros, nos vienen impuestas, pero la buena noticia es que hay formas de gestionarlas. Lo más importante aquí es saber diferenciar entre “imprevisto” y “urgencia”. En la mayoría de los trabajos las urgencias crecen por generación espontánea, todo es urgente, para ayer. Pues no, las urgencias no siempre son urgencias. Un imprevisto es algo inesperado pero de importancia relativa que puedo hacer si encuentro un hueco. Una urgencia es algo inesperado y además muy importante que me obliga a dejar lo que estoy haciendo. Por eso es fundamental no exagerar la situación ni dejarse llevar por el “síndrome del pizzero” (lo último que llega es lo más importante). Deberíamos dedicarle un par de minutos a reflexionar, quitarle drama al asunto y plantearnos su verdadera importancia. Una vez decidamos si es imprevisto o urgencia, ya podemos tomar medidas. Si es un imprevisto, debemos terminar primero las tareas clave. Si es una urgencia debemos estudiar nuestra planificación y realizar ajustes.
Parece que tenemos mucho que cambiar en nuestra forma de trabajar. Para las empresas, las soluciones de document output management son una buena forma de empezar a cambiar, ya que permiten automatizar y planificar las tareas de una forma eficiente.
Los hábitos de hace 10 años no son válidos hoy, pero no es bueno intentar cambiar todo a la vez. Vayamos paso a paso hasta ser capaces de correr la “maratón” de la productividad.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath