Las herramientas de mejora de la productividad y la gestión del tiempo también son aplicables a dos aspectos esenciales de nuestro trabajo cotidiano: las reuniones y el email.
Reuniones improductivas
¿Por qué fallan las reuniones? Es difícil trabajar sin reuniones, pero sí se puede trabajar sin la mayoría de ellas. Suelen fallar por tres motivos: la falta de establecimiento de una agenda clara y los objetivos del encuentro; fallo en la puntualidad, tanto para comenzarlas como para acabarlas; y la deficiencia clara de los pasos a seguir después. De estos tres motivos se derivan otras tantas preguntas clave que deben abordarse en cada reunión: ¿qué hay que hacer?, ¿quién lo va a hacer? y ¿cuándo se va a hacer? Es decir, para que una reunión sea fructífera, debe traducirse en acciones tangibles.
Malos hábitos en el uso del email
La gestión del email nos da juego para poder escribir un libro completo, pero se pueden reconocer unos malos hábitos muy concretos. Identificarlos y mejorarlos son parte de la mejora en su uso, ya que el email, mal utilizado, puede llegar a convertirse en un “arma de destrucción productiva” que si no lo controlamos, seremos controlados por él.
He aquí dos reglas de oro para utilizar mejor el email:
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Revisarlo menos veces a lo largo del día. Consultarlo constantemente nos hace perder mucho tiempo y nos distrae. Limitar el número de veces a cuatro mejorará nuestro rendimiento. Es más, podemos incluso desactivar el “pop-up” que nos avisa cuando nos llega un correo. Lo ideal sería abrir el email sólo cuando se vaya a actuar sobre él.
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Decidir sobre la marcha qué hacer con cada email. Una de las premisas esenciales del uso del email es que “el email no se lee; se procesa y se actúa en consecuencia”, sino que se guarda como tarea pendiente o en una carpeta especial, se resuelve si es una tarea pequeña, se borra, etc.
Para facilitarnos la vida, los programas de email tienen una herramienta extraordinaria pero a veces poco conocida: las reglas o los filtros que nos permiten organizar los correos automáticamente y clasificarlos según nuestros criterios. Además, es importante tener en cuenta que solemos tener varias cuentas de correo, tanto personales como profesionales, lo que complica bastante la tarea. Cada mensaje tiene una prioridad diferente que determina la necesidad de hacer algo con él. Sin filtros, la bandeja de entrada se convierte en un maremágnum de emails bastante difícil de gestionar. Tener unas reglas puede evitar que se acumulen emails sin leer o que mensajes importantes nos pasen desapercibidos. Una recomendación general sería el aplicar esta herramienta de reglas o filtros, para una recepción de unos 40 emails al día, con una revisión de las pautas marcadas cada dos meses, aproximadamente.
Nuestra productividad puede verse afectada por la falta de claridad en los emails que escribimos. La mejora en su estructura y claridad afectará directamente la eficacia en contestarlos, que sin duda es clave en la gestión de nuestro tiempo. Previo a la escritura de cualquier mensaje, valoraremos si dedicarle tiempo a esta tarea es la mejor opción (no siempre lo es). En caso afirmativo, intentaremos que el mensaje no exceda las tres líneas, y que incluya el cuerpo importante de lo que queremos transmitir, por lo que habremos creado un mensaje directo y preciso. Huyamos de los emails “biblia” y evitemos utilizarlos como chat.
Al redactar el mensaje, asegurémonos de describir bien la tarea objeto del email (qué, cuándo y cómo), evitemos mezclar temas en el mismo email, ya que de esta forma al receptor le costará menos procesarlo y clasificarlo, y por último, elijamos muy bien el asunto. Para llamar la atención del receptor y facilitarle su búsqueda, el asunto debe ser conciso y preciso. Nos ayudará utilizar palabras clave e incluso podemos consensuar grupos de palabras que definan la importancia de los temas. Por ejemplo “acción” o “decisión” para temas prioritarios, y “reunión” o “aviso” para comunicaciones no prioritarias.
Software documental
Sin embargo, el email no es la única herramienta informática que nos permite mejorar la productividad. Muchas organizaciones están recurriendo a soluciones integrales de software documental para poder dar un salto cuántico en su esfuerzo y mejora, tanto a nivel individual (empleados, clientes y terceros), como corporativo.
En el plano individual, podemos destacar cuatro ventajas fundamentales de incluir software documental en la vida de los empleados (de entre un gran número de otros beneficios):
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Permiten optimizar los procesos documentales en organizaciones con un gran número de oficinas y filiales dispersas geográficamente. De esta manera, cualquier trabajador puede generar al instante, visualizar y enviar una propuesta, una póliza o una factura, por email, fax o mediante la Intranet corporativa.
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Estas soluciones se pueden manejar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, al permitir al trabajador consultar o generar un documento en cualquier momento y lugar.
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Empleados de bancos y otras entidades financieras son capaces de generar informes profesionales y detallados de manera rápida y eficiente.
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Las nuevas interfaces son fáciles de utilizar y, por tanto, aumentan la productividad por empleado que los utiliza.
En el plano corporativo, también aportan importantes beneficios:
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Aumentan la productividad global de cualquier empresa al agilizar el flujo completo del documento: desde el diseño hasta la generación, la aplicación de post-procesos y la distribución.
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Las acciones de Marketing son más eficientes, puesto que el software documental permite incluir de una manera dinámica publicidad dentro de documentos transaccionales como facturas y pólizas.
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Las soluciones que generan estadísticas de los procesos documentales permiten a la empresa analizar estos procesos y actuar en casos de productividad baja.
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Las soluciones documentales de ahorro de tóner y tinta ayudan a implantar políticas de impresión y reducción del consumo de tóner para perfiles de empleados concretos o por departamento.
En términos generales, con el software documental de tipo Document Output Management se ahorra tiempo y, por consiguiente, se aumenta la productividad. En estudios realizados, el cálculo de lo que cada empleado dedica al día en el tratamiento manual de cualquier tipo de documento o archivo de información es de media hora, tiempo que crece considerablemente en departamentos como el financiero o el contable. Además, no podemos olvidar dos avances que suponen una innovación drástica en el mundo empresarial: la facturación electrónica y la firma digital. Con la primera se ahorra mucho tiempo y dinero, ya que no hace falta imprimir, plegar, ensobrar ni franquear la facturación. Con la segunda se elimina la necesidad de firmar manualmente y enviar físicamente cualquier documento.
En resumen, existe una amplia variedad de herramientas y software que nos permiten mejorar la productividad corporativa y del trabajador y son muchos los puntos a tener en cuenta. Pero al final, todo se resume en sentido común, innovación y cooperación, tanto individualmente, como en el plano empresarial.
Fuentes:
http://www.digisystems.es/software-documental/es/
André Klein
Consultor Freelance para DocPath