Hoy en día, cada vez en mayor medida, las empresas están experimentando la necesidad de disponer de un buen sistema de gestión documental, debido fundamentalmente, a la inmensa cantidad de información que utilizan y generan a diario. Es por ello, que el hecho de que las empresas dispongan de un adecuado y completo sistema de gestión documental, capaz de manejar/gestionarla de una forma eficiente y rápida, se ha convertido en algo imprescindible.
La necesidad de utilizar un buen sistema de gestión documental es innegable. Sin embargo, el proceso de elección y adquisición de este software no es algo trivial y requiere de un análisis minucioso de todas y cada una de las necesidades reales de la empresa y, aunque requiera algún tiempo esta decisión, el obtener una cuidadosa valoración de lo que la empresa requiere de ese software de gestión documental a adquirir, así como realizar una evaluación de las numerosas opciones que existen en el mercado y lo que cada una de ellas ofrece, son vitales para poder afinar la elección sin temor a equivocarse.
Aspectos a tener en cuenta al adquirir un software de gestión documental
Ser más eficientes y competitivos, a la vez que ahorramos tiempo y dinero, son motivos, más que suficientes, para obtener un buen sistema de gestión documental. Muchos son los elementos a tener en cuenta: seguridad, sencillez, fiabilidad, agilidad,…, pero por encima de todos ellos, podríamos destacar los siguientes:
- Flexibilidad y Escalabilidad: son dos de los elementos más valorados de cara a la elección. El software de gestión documental a adquirir debe ser capaz de adaptarse a las necesidades de cada empresa y, a su vez, acomodarse a un posible crecimiento de la compañía.
- Integración: el nuevo software de gestión documental debe ser totalmente compatible con la infraestructura existente en la empresa y la integración con sus aplicaciones ha de realizarse de la forma más sencilla y fácil posible. Asimismo, debería ser accesible desde otras herramientas y aplicaciones ya existentes como gestores de correo electrónico, gestores de fax, navegadores de Internet, etc.
- Facilidad de comprensión, aprendizaje y uso: Antes que nada debemos ser conscientes de que un sistema o software de gestión documental se encuentra en el núcleo del sistema de nuestras aplicaciones de negocio. Es muy común que los usuarios se resisten a adoptar nuevas tecnologías, y como consecuencia no aporta todo el valor que podría en la mejora de los procesos de negocio. Por ello es primordial que el sistema sea fácil de usar y con una interfaz gráfica sencilla, amigable y vistosa, que no resulte complicada de utilizar. Además el proveedor del software debe de disponer de un departamento de formación y consultoría que acompañe al proyecto de implantación del mismo.
- Capacidad de almacenamiento: permitirá gestionar de forma eficiente la cantidad de información que la empresa maneja a diario. En este sentido, y debido al volumen de documentación con el que se trabaja hoy en día, es fundamental la eficiencia y productividad en la gestión de la documentación: acceso inmediato, rapidez en las búsquedas, distribución eficiente entre los usuarios, clasificación de la documentación “inteligente”, digitalización de los archivos en papel, posibilidad de realizar consultas de forma rápida y sencilla, fácil acceso y recuperación, etc.
- Sistema de Backup: seguro y fiable. Cuando se trata de la seguridad de la información y dada la cantidad de documentos que se manejan hoy en día, nunca se es demasiado cuidadoso.
- Por último, Soporte Técnico: importante y fundamental. Esencial desde el momento de su adquisición. Disponibilidad de un equipo de profesionales que ofrezcan rapidez de respuesta, así como disponibilidad las 24 horas del día, puede ser un factor determinante a la hora de decantarse por la adquisición de un software de gestión documental u otro.
En definitiva, la tarea de elegir un software de gestión documental adecuado para su empresa es tarea que no se debe subestimar, debido a la cantidad de elementos que son necesarios tener en cuenta. Su adquisición permitirá facilitar el trabajo y ahorrar los costes de la empresa.
André Klein
Consultor freelance para DocPath