El Día de la Usabilidad: 9 de noviembre 2017
La usabilidad, también conocida como “experencia de usuario”, cuyo acrónimo UX viene del inglés “User Experience”, es una cualidad imprescindible para que un software permita a sus usuarios alcanzar sus objetivos específicos con efectividad, eficiencia, rapidez y satisfacción. Es decir, que al utilizarlo se cometan los menores errores posibles y que, en el caso de sucederse, se pueda aprender fácilmente de ellos. La importancia de este concepto es tan relevante que desde hace ya más de una década, concretamente desde el año 2005, se celebra en todo el mundo el Día Mundial de la Usabilidad. Se trata de una propuesta llevada a cabo por la Asociación de Profesionales de la Usabilidad, con el propósito, mucho más allá de la usabilidad de software, de concienciar a la gente y hacerles ver la importancia de asegurar que los productos y útiles de la vida diaria sean más fáciles y prácticos a la hora de disponer de ellos, sobre todo en el ámbito tecnológico.
Los requisitos de usabilidad en tecnología documental
Si nos concentramos en la usabilidad de software, naturalmente, no se limita al software de tecnología documental. Independientemente del tipo de software que se desarrolle, siempre requiere que los diseñadores y programadores apliquen características y elementos básicos de usabilidad y calidad para que se conviertan en productos que satisfagan las necesidades del usuario. Es decir, el objetivo final es desarrollar soluciones eficientes y eficaces ante los requisitos y los retos del mundo empresarial en general y de sus usuarios en concreto.
Aunque se puedan extrapolar a otro tipo de software, los aspectos básicos que debe reunir una solución de software de tecnología documental para hacerles la vida más fácil a sus usuarios son:
- Sencillez en la instalación: El primer contacto que tienen los usuarios con el nuevo software documental es su instalación, que también debe ser un proceso user-friendly, con documentación clara en formato de vídeo u manual.
- Facilidad para actualizar: Como ya sabemos todos de sobra, un software sin actualizar será cada vez menos seguro. Por ese motivo, es necesario que las actualizaciones del software de tecnología documental sean lo suficientemente sencillas como para que los usuarios mismos puedan llevarlas a cabo y se beneficien de este proceso.
- Uso intuitivo: Cuando una interfaz de usuario no esta bien diseñada o ejecutada, los usuarios experimentarán del software sin duda problemas a la hora de utilizarla. Sin embargo, una interfaz grafica bien diseñada puede, incluso, superar una mala estructura interna o una mala codificación del software.
- Eficiencia: De un software documental se espera que resuelva una dificultad determinada, pero, además, que lo haga con eficiencia. Para ello, el software debe estar optimizado, para ser compatible con una arquitectura específica, tener todas las fugas de memoria selladas y funcionar sin problemas bajo las estructuras subyacentes y subsistemas
- Navegación fácil: El principal objetivo de una interfaz es facilitarle al usuario la interacción con el programa por un medio visual. Por tanto, lo ideal es centrarse en aquellos aspectos de la interfaz que estén ya comprobados como eficaces, como, por ejemplo, los menús desplegables, elementos diferenciadores, pequeños textos explicativos, etc.
- Sin necesidad de software de terceros: Cuanto más dependa un software de otros programas -que se pueden presentar incluso en forma de antivirus o anti-spyware- mayor vulnerabilidad tendrá.
- Resolución rápida de incidencias: Cuando surge un problema, es importante que el usuario del software documental pueda acudir fácilmente a un servicio de soporte donde le asesoren satisfactoriamente en la resolución del problema.
- Cumplimiento con lo estándar: Un software amigable debe realizar una interconexión fácil entre las aplicaciones y el hardware. Para ello, los desarrolladores deben adherirse a las normas.
- Desinstalación rápida: El proceso de eliminación de un software de tecnología documental también debe ser un proceso fácil. Es recomendable evitar que la última impresión que se tiene de un software sea negativa.
Aprendizaje visual de la tecnología documental
La utilización de un nuevo software en el ambiente laboral suele conllevar, lógicamente, un periodo de aprendizaje, que, a su vez, implica un periodo de tiempo. El hecho de que en ese software documental prime el concepto de usabilidad está totalmente relacionado con la supremacía de lo visual en la sociedad actual. De hecho, un estudio realizado por la agencia creativa Wyzowl destaca la importancia del aprendizaje a través de la vista. Entre sus conclusiones afirma que la memoria está muy relacionada con lo que vemos, ya que un gran número de investigaciones demuestra que las personas sólo recuerdan un 10% de lo que oyen, un 20% de lo que leen y un 80% de lo que ven.
En esta misma línea, NeoMam Studios ha elaborado una infografía en la que explica, entre otros elementos, que cerca del 50% del cerebro humano está involucrado en el procesamiento de estímulos visuales. En este sentido, la información visual cobra cada vez más importancia, porque en la actualidad recibimos 5 veces más información que en 1986.
En resumen, un software, sea de tecnología documental o de cualquier otro tipo que requiere la intervención humana con un diseño amigable, que cuente con interfaces que cumplan con los aspectos esenciales del UX, son los elementos clave que, entre otros, aseguran hoy en día el éxito del software de tecnología documental.
Fuentes:
André Klein
Consultor Freelance para DocPath