El poder de las estadísticas de negocio

Cualquier directivo que quiera ser eficaz y eficiente en su trabajo debería cumplir tres requisitos: gestionar correctamente y preocuparse por el bienestar y la satisfacción de su equipo; retener el talento dentro del equipo de tal forma que los conocimientos y la experiencia “se queden en casa”; y por último, pero no menos importante, alcanzar los objetivos impuestos por la empresa e informar adecuadamente sobre ellos a sus superiores.

Los requisitos para resultados óptimos

Los dos primeros requisitos se aprenden y desarrollan con la experiencia y la formación realizando una buena selección de personal y ofreciendo unos paquetes retributivos atractivos en línea con el mercado. Esto no nace con el individuo, debe adquirirse con el tiempo y se trata de habilidades tan complejas que ninguna empresa puede proporcionarlas en su totalidad. En cambio, lo que las empresas sí pueden dar a sus directivos son herramientas que les permitan realizar un seguimiento de sus objetivos e informar sobre ellos. Y aquí entran en juego las herramientas de reporte y estadísticas de negocio, como los ya famosos cuadros de mando, que son las herramientas visuales de gestión, los indicadores clave de rendimiento y los datos estadísticos.

Los directivos manejan una gran cantidad de información que deben almacenar, gestionar y analizar para poder tomar decisiones bien fundamentadas. Dicha información proviene de diferentes fuentes: correos electrónicos, dispositivos móviles, redes sociales, etc. Pues bien, las aplicaciones estadísticas de negocio permiten precisamente consolidar todos estos datos y convertirlos en información útil y con sentido. Suelen ofrecer un amplio abanico de procedimientos estadísticos de negocio para realizar análisis precisos, preparan los datos para que estos análisis sean rápidos y sencillos, y permiten elaborar informes y gráficos de gran calidad, sin olvidar unas funcionalidades de visualización que muestran claramente el significado de las conclusiones de los análisis.

Los beneficios de las herramientas estadísticas de negocio. Las ventajas concretas de las herramientas estadísticas abundan, pero se podrían resumir en cinco:

Visibilidad: el directivo sabe exactamente lo que está ocurriendo en todos los aspectos del negocio, lo que le permite gestionarlo mejor.
Mejora continua: como dijo Peter Drucker, gurú del management del siglo XX, “si no lo puedes medir, no lo puedes mejorar”; frase perfectamente aplicable a los resultados de una empresa.
Ahorro de tiempo: los directivos dedican mucho tiempo a recabar datos en los distintos sistemas de la empresa y generar informes a partir de ellos. Las aplicaciones estadísticas son un gran aliado en este sentido, ya que siempre muestran los últimos resultados de cada informe, lo que ahorra un tiempo precioso.
Seguimiento de los resultados: todos los directivos invierten muchas horas en crear un plan de negocio. Pero ese es sólo el inicio del camino. Lo que viene después es asegurarse de que se está cumpliendo el plan, ya que los cuadros de mando muestran automáticamente y en tiempo real dónde se encuentra la empresa respecto a las expectativas del plan diseñado.
Mejora de la productividad de los empleados: cuando un trabajador sabe que se están midiendo sus resultados y además los puede ver fácilmente, su primera reacción es mejorar su desempeño.

No es demasiado difícil ejemplificar algunas de estas ventajas. Pongamos un ejemplo que cualquier empresa multinacional experimenta con frecuencia. Si la compañía envía a su mejor comercial a cerrar un negocio al otro lado del Atlántico, le convendría muy mucho saber que su consumo de móvil se ha disparado en un solo día y supera ampliamente el presupuesto de telefonía para todo el viaje. De esta forma podría tomar medidas, como bloqueárselo.

Las herramientas estadísticas de negocio son también un filón para los responsables de diseñar campañas de marketing, ya que les permite adaptarlas a las necesidades reales del mercado en el momento exacto, es decir, consiguen saber que a las diez de la noche la audiencia mayoritaria de una determinada cadena son varones entre 30 y 40 años y, por tanto, deciden emitir un anuncio de coches.

En el caso de las empresas de software de gestión documental, las soluciones estadísticas de negocio permiten a los clientes optimizar sus procesos, ya que saben en todo momento qué procesos documentales requieren más recursos, cuánto tiempo se ha invertido en cada proceso y el espacio físico en disco y en bases de datos que han ocupado los archivos resultantes.

El cuadro de mando como reto principal

Ahora sólo quedan por superar los retos que todavía deben afrontar este tipo de aplicaciones estadísticas de negocio. El primero es la selección de las métricas que subyacen a los análisis que realizan. Si el directivo elige los indicadores correctos, las estadísticas resultantes serán más fiables. El segundo es que los cuadros de mando se deben crear utilizando APIs o interfaces de programación con los sistemas de la empresa. La alternativa de que los empleados introduzcan manualmente los datos en el cuadro de mando implica demasiados riesgos (datos incompletos, erróneos, obsoletos, etc.). Y no olvidemos que los resultados deberían poder visualizarse en cualquier navegador web y no almacenarse en ordenadores individuales. De esta manera, cualquier persona que necesite acceder a los datos, puede hacerlo fácilmente.

André Klein
Consultor Freelance para DocPath

Oct 20, 2015 | *Blog Articles*, Enterprise Content Management