Madrid, 27 de julio de 2023 – Contract Lifecycle Management (CLM) hace referencia a la gestión de los contratos de una empresa a lo largo de su ciclo de vida, es decir, abarca desde el desarrollo, la negociación y la formalización hasta el cumplimiento y el análisis, pasando por la renovación o el vencimiento.
El departamento jurídico de cualquier empresa de cierto tamaño recibe fuertes presiones para que supervise estrechamente todos los contratos. Y es lógico si tenemos en cuenta las obligaciones y los riesgos jurídicos y económicos que pueden derivarse de un solo contrato.
Riesgos y obligaciones que se multiplican por el número de contratos que la empresa firma con distintas personas físicas o jurídicas. Efectivamente, estamos hablando de muchos contratos y por tanto de muchos riesgos.
Pero no queda más remedio que asumirlos y mitigarlos, ya que los contratos son esenciales para las operaciones de la empresa.Las soluciones de Contract Lifecycle Management garantizan que los acuerdos se firman de manera puntual ylas obligaciones se cumplen.
En concreto, las herramientas CLM ayudan al departamento jurídico y a otros equipos a redactar contratos de manera eficiente, localizarlos rápidamente y valorar los riesgos y las obligaciones con precisión.
Sin embargo, las herramientas de Contract Lifecycle Management más avanzadas también exigen recabar datos contractuales necesarios para evaluar la salud general del negocio. Sin ellas, las empresas podrían pasar por alto fechas de vencimiento u otros hitos clave, e incluso podrían perder la oportunidad de extraer el máximo valor de cada acuerdo.
Casos de uso de CLM transversales
Ya hemos visto que los abogados de las empresas y sus equipos son los principales usuarios de software de Contract Lifecycle Management, pero no son los únicos beneficiarios. Muchos otros departamentos como los de Fusiones y Adquisiciones, Ventas, Compras y Recursos Humanos recurren con frecuencia a software CLM.
Es decir, como el número potencial de usuarios es muy elevado, es importante que dichas plataformas puedan gestionar tanto contratos de compra como de venta: deben ser flexibles, transversales…y muy listas.
Y lo son ahora que tienen integrada inteligencia artificial. El software CLM permite automatizar y acelerar los procesos de contratación, mejorar el rendimiento operativo, analizar los contratos y recibir alertas y recordatorios para cumplir las obligaciones contractuales y las exigencias normativas.
Como resultado, las herramientas de Contract Lifecycle Management reducen el trabajo manual, los costes y los riesgos, al tiempo que garantizan el cumplimiento normativo y la seguridad.
Proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos
Los tres pasos más importantes en el ciclo de vida de un contrato son creación, formalización y análisis.
1 – Creación del contrato
Se trata de definir el alcance del contrato, identificar a las partes, redactar el contrato y prepararlo para su firma.
La creación dinámica y la automatización de contratos permiten adaptar el texto a partir de una biblioteca de cláusulas integrada que ayuda a editar las cláusulas según las necesidades de la operación en cuestión.
Gracias al software de Contract Lifecycle Management se minimiza el tiempo de revisión del contrato y se eliminan cláusulas duplicadas, erratas y frases no autorizadas o mal redactadas. Todo esto ayuda a profesionalizar el proceso de contratación y hace que las negociaciones sean más cordiales y fructíferas.
2 – Formalización del contrato
En esta fase del proceso se supervisa el avance del contrato, se garantiza que todas las partes reconocen sus obligaciones contractuales, se resuelven las disputas que puedan surgir y se facilita la firma lo máximo posible.
La integración segura con software de firma electrónica facilita todo el proceso de firma. Los usuarios pueden definir los flujos de trabajo y actualizar fácilmente los acuerdos. Y en el momento de la formalización, todos los datos se guardan en un repositorio central para su uso posterior.
3 – Análisis del contrato
En esta etapa se determina si el contrato sigue cubriendo las necesidades de la empresa, se realizan los cambios necesarios, se estima la propensión a renovar el acuerdo, se toman decisiones sobre con qué proveedores hacer negocio y se identifican bajas de clientes en cada sector.
Los usuarios tienen a su disposición potentes herramientas como análisis basados en IA e informes y cuadros de mando avanzados que les permiten acceder al repositorio inteligente de contratos y extraer y visualizar información esencial cuando más lo necesitan.
El software de Contract Lifecycle Management ayuda a las empresas a abordar los sectores o territorios donde pueden obtener mejores resultados y les permiten determinar, por ejemplo, si los proveedores se han retrasado a la hora de entregar inventario o componentes que permiten cumplir con los objetivos de producción.
También pueden saber si las partes del contrato están incumpliendo las condiciones o dedicando demasiado tiempo a negociar el acuerdo.
Beneficios de las herramientas de Contract Lifecycle Management
- Se elimina el uso de papel y tinta del proceso de contratación.
- El proceso de contratación se puede integrar con sistemas de terceros.
- Las soluciones CLM permiten realizar un estrecho seguimiento de los contratos no estándar a través de alertas de modificación.
- Reducen el coste total de propiedad.
- El software CLM mejora la visibilidad gracias a cuadros de mando e informes configurables.
- Envían notificaciones de fechas clave relacionadas con contratos con proveedores.
- Las herramientas CLM eliminan el tiempo y el coste de enviar y firmar varias copias de contratos gracias a la firma electrónica.
- Las soluciones CLM aseguran el cumplimiento normativo mediante procesos controlados y automatizados y auditorías integrales.
Contratos más rápidos y precisos
Las soluciones de Contract Lifecycle Management ayudan a los departamentos de Asuntos Jurídicos,Finanzas, Compras y Ventas a acelerar los procesos de gestión de contratos utilizando la información de manera más eficiente. Al almacenar licitaciones, datos de proveedores, precios negociados y condiciones contractuales en un repositorio central digital, las empresas pueden firmar contratos más rápido y ver cómo los acuerdos se reflejan en la cuenta de resultados.
Se acabó eso de complicarse la vida y perseguir a los compañeros para que nos pasen la versión correcta del contrato o conseguir su firma. Ya no hace falta regañar a nadie por no haber seguido el proceso correcto a la hora de redactar un contrato.
Hemos entrado en otra era. La era de encontrar rápidamente documentos relacionados con un contrato con funcionalidades de búsqueda avanzada, de generar informes y KPIs a medida, de automatizar la creación de contratos mediante plantillas, de cerrar acuerdos más rápido gracias a la firma electrónica y de identificar y evaluar riesgos contractuales a tiempo.
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