Hoy en día, la mayoría de las empresas apuesta por la innovación como vía de desarrollo y crecimiento. Tienen claro que quieren innovar, pero no saben exactamente cómo. Existe cierta nebulosa en torno a este asunto. Por ejemplo, saben que una forma clara de innovación es optimizar sus procesos documentales, pero no saben qué rumbo deben tomar y qué pasos deben dar. Dicho de otra forma: están convencidas de que el software documental les puede ayudar a innovar al optimizar sus procesos documentales, pero no saben exactamente en qué áreas. Y son muchas.
Por eso es conveniente aclarar los principales beneficios que aporta la tecnología documental a los procesos empresariales más importantes, en términos de cantidad de documentación e información manejada, a saber, facturación, contratación, generación de etiquetas, comunicación con clientes y gestión de albaranes. Estos son los grandes protagonistas del día a día de un buen número de empresas en todo el mundo.
Obviamente, las ventajas de la implementación de tecnología documental son muchas, pero cabe destacar cinco en particular por su carácter transversal, ya que están presentes en varios o incluso todos los procesos clave a la vez.
5 beneficios transversales de la tecnología documental
- Separación del formato. En los cinco procesos documentales mencionados, la separación del formato de las facturas, los contratos, las etiquetas, las comunicaciones a los clientes y los albaranes permite modificar su diseño y contenido con facilidad, lo cual ayuda a reducir los costes de desarrollo y mejorar sustancialmente la imagen corporativa. De esta forma, estos documentos se pueden adaptar con rapidez a las necesidades y requisitos de cada cliente.
- Transpromo. La posibilidad de integrar mensajes promocionales (transpromo) personalizados en el cuerpo de cualquier documento abre la puerta de un amplio abanico de oportunidades de negocio y permite potenciar la visibilidad de la marca. Esto queda especialmente patente en el caso de las facturas, las comunicaciones a los clientes y los albaranes.
- Gestión y digitalización automática. El software documental permite generar códigos de barras, que se convierten en grandes aliados a la hora de procesar automáticamente las facturas y los albaranes digitalizados.
- Unificación. La unificación de contratos y albaranes vía la implantación de software documental permite reducir el número de modelos y, por tanto, la complejidad del proceso. Los formularios y las plantillas facilitan la generación automática de este tipo de documentos, con la información que requiere cada cliente o producto. Además, al reducir el número de contratos o albaranes, se mejora considerablemente el mantenimiento y la reutilización de los diseños.
- Distribución multi-canal y multi-idioma. El uso de una misma plantilla permite al software documental generar cualquier tipo de comunicación a clientes (cartas, ofertas, pólizas) o albaranes en diversos idiomas, y distribuirlos en varios formatos (PDF, HTML5, impresión) y a través de diferentes canales (email, fax, internet, intranet). Es más, se pueden incluir marcas de ensobrado en las comunicaciones a los clientes que sólo se generan para el canal de impresión correspondiente.
Otros beneficios específicos de la tecnología documental
Aparte de estos cinco beneficios transversales, cabría mencionar otras ventajas específicas de la tecnología documental que, aunque sólo se refieren a procesos determinados, no dejan por ello de ser relevantes.
En el proceso de facturación, la tecnología documental permite aumentar los canales de distribución y los formatos de las facturas. Es decir, existe una enorme variedad de formatos y las facturas pueden generarse con el software documental en PDF con firma digital y en HTML5, para tenerlas online o enviarlas por email. El software documental también facilita el control y la gestión de los diseños de las facturas. Así nos aseguramos de que siempre estamos utilizando la plantilla adecuada para la factura correspondiente. Tampoco hay que olvidar que el software documental permite restringir el acceso y los permisos de edición en función del perfil del usuario. Esta tecnología también permite optimizar la impresión en los procesos manuales, lo que ayuda a eliminar papel pre-impreso.
En lo que respecta al proceso de contratación, el software documental hace posible que los contratos generados tengan una huella digital en forma de código de barras con la información necesaria para identificarlos y procesarlos automáticamente. Asimismo, ayuda a que los contratos sean más claros y personalizados, ya que con la misma plantilla se pueden generar contratos en diversos idiomas que incorporen únicamente las cláusulas que correspondan. De paso, esto permite ahorrar papel y eliminar contenidos redundantes.
Finalmente, la tecnología documental permite agilizar y acelerar el proceso de generación de etiquetas, que se pueden modificar con facilidad e imprimir más rápido y en formatos específicos. Esta funcionalidad es especialmente útil en entornos logísticos, donde necesitan imprimir rápidamente etiquetas de envío y seguimiento, y en las grandes superficies comerciales, donde tienen que cambiar las etiquetas con mucha frecuencia y cambiar los precios de los productos perecederos con gran rapidez. La arquitectura flexible de la mayoría de las soluciones de software documental también hace posible integrarla en la infraestructura que ya exista en la empresa, lo que ayuda a generar etiquetas de forma centralizada y distribuida.
En resumidas cuentas, la tecnología documental y en particular la implementación de procesos documentales, soportadas con software documental, aporta tantos beneficios y en tantas áreas que hasta los más escépticos deberán reconocer que se ha convertido en uno de los factores clave de éxito de los diferentes procesos de negocio de sus compañías. Es probable que quien no se suba a esta ola e integre las nuevas soluciones de software documental en sus procesos, se quede rezagado en un mundo de veloces corredores.
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André Klein
Consultor Freelance para DocPath