Software documental con las mismas capacidades que el sistema anterior, aunque con mayor continuidad, flexibilidad y opciones para el proceso de Document Output Management.
Las necesidades en el proceso documental del sector automovilístico
El buen funcionamiento de las plantas de producción y de las oficinas comerciales de un fabricante de automóviles reside, en primer lugar, en un intercambio rápido y eficiente de los documentos de negocio correspondientes. Entre otras necesidades, un fabricante debe ser capaz de crear una visibilidad clara y de fácil acceso al inventario, así como a la recepción de notificaciones con la fecha de llegada del cargamento a fábrica, puesto que son aspectos críticos para asegurar que los procesos de producción se realicen correctamente.Además de los documentos utilizados internamente, las facturas, per se, así como su emisión, también constituyen un elemento fundamental de las operaciones de cualquier empresa del sector automovilístico. El proceso para emitirlas debe ser fiable, de alta capacidad y gran flexibilidad, mediante un sistema que permita gestionar una gran cantidad de información, facilitar transacciones rápidas y reducir los costes correspondientes.Precisamente por la importancia de responder rápidamente a los requisitos más críticos, la filial brasileña de uno de los mayores fabricante de automóviles del mundo, con presencia en más de 150 países, decidió en el 2015 cambiar su sistema de facturación completo, desde su diseño hasta la distribución de sus facturas. Su necesidad de cubrir todos los pasos del proceso documental les llevó a buscar otra solución documental, con la misma fiabilidad y capacidad que el sistema documental anterior, aunque con mayor continuidad, flexibilidad y opciones de cara al futuro del sistema de Document Output Management de la empresa. Después de un proceso de evaluación, su mejor opción fue optar por el software de DocPath y aunque su propio sistema ERP tenía la capacidad de proporcionar los formatos de salida requeridos, la compañía prefirió la utilización del software de DocPath también para este fin.
Las fases del proyecto
El proyecto de software documental fue llevado a cabo por Ricoh Brasil, uno de los principales Partners de DocPath en América Latina. Tanto el proceso de implementación como la puesta en producción fueron rápidos y, en una primera fase, junto con DocPath, se evaluaron las necesidades concretas de la filial brasileña. La segunda fase consistió en la sustitución de todos los servidores correspondientes, con las pruebas oportunas. Finalmente, el proyecto de software documental entró en producción, satisfactoriamente, a principios de 2016.
Una solución flexible que ofrece continuidad
DocPath Business Suite Pro para plataformas Windows fue la elección del fabricante, una solución avanzada para la generación de documentos con diseño profesional y con opciones futuras. La solución DocPath ofrece todas las herramientas necesarias para diseñar documentos de diferentes tipos, con acabado profesional, además de un gran número de opciones de salida y distribución versátiles, tales como la distribución a múltiples impresoras o el envío automático por fax o correo electrónico. La compañía automovilística utiliza DocPath Business Suite Pro, junto con el módulo DocPath Archiver, para el almacenamiento indexado y la gestión de sus facturas, y generación de documentos en formatos PCL y PDF, para su uso en la Intranet y en 7 plantas distribuidas por todo Brasil.
Una arquitectura centralizada con software documental actual
La perfecta adaptación del software documental de DocPath a las necesidades específicas de la compañía automovilística, ha permitido a la filial brasileña obtener una solución documental con todas las funcionalidades que ofrecía el sistema anterior, además de un gran número de opciones adicionales y la posibilidad de ampliar la Solución de una manera transparente y rápida asegurando la continuidad de la solución dentro de la empresa y una mejora importante en sus procesos de facturación. El elevado índice de satisfacción del fabricante con la calidad de presentación de los documentos, así como con la flexibilidad, fiabilidad y potencia de la solución DocPath Business Suite Pro, hace que la filial esté evaluando la posibilidad de expandir la Solución DocPath dentro de su red de oficinas, para la emisión de facturas de servicios.