Una organización multinacional del sector del juego ha optimizado de manera significante la creación, el control y la distribución de sus procesos documentales con el software de Output Management de DocPath.
El sector del juego, a nivel mundial, ha sido reformado drásticamente a lo largo de la última década. De hecho, dentro del sector del juego, el juego online es uno de los pilares que más ha crecido estos últimos años. Además, mediante los smartphones y las tablets, actualmente es posible jugar al casino donde y cuando uno quiera. No es de extrañar, por tanto, que las regulaciones legales en el sector del juego sean cada vez más restrictivas y detalladas. .
Como consecuencia, los modelos utilizados por las empresas del sector del juego para la documentación técnica, tanto interna como externa, de sus productos, deben modificarse con mucha frecuencia para cumplir con los nuevos requisitos de las administraciones reguladoras.
Los retos documentales empresariales del sector juego
Por este motivo, una organización internacional, líder en soluciones tecnológicas para el sector del juego (bingo, casino, juego online, etc.) y con sede principal en España (Madrid), buscaba una solución de software de Output Management empresarial integral con dos objetivos. En primer lugar, la empresa necesitaba complementar su nuevo sistema de ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) con una solución de software documental empresarial avanzado que les permitiera agilizar y facilitar tanto la creación, como la modificación y la distribución de la gran cantidad de documentos empresariales que maneja la compañía. Por otro lado, la misma solución de Document Output Management debía agilizar otros procesos críticos de la empresa, como la facturación, donde la gran variedad de modelos de documentos y etiquetas requieren de una gran eficiencia y flexibilidad en la gestión e impresión.
Una solución documental empresarial integrada con el sistema ERP
La solución de software documental implementada es DocPath WebDocs Generation, una solución documental empresarial completa para la gestión y generación de documentos bajo demanda y en tiempo real en entornos Web. Además, WebDocs Generation, como todas las soluciones de software documental de DocPath, ofrece capacidades avanzadas de integración con los principales sistemas ERP del mercado, mediante conectores específicos (Java, .NET, Web Services, etc.).
En el proyecto actual, la solución ha sido implementada para que, desde el sistema ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) del cliente, se integre con el software de DocPath a través del API del módulo DocPath HPCWS, su Web Service, donde se envían los datos para la generación de documentación. Está integración del software de DocPath ha permitido separar la parte fundamental de negocio (flujos manejados por el sistema ERP) de la parte de presentación (el formato de los documentos y la distribución). Es decir, ahora, el sistema ERP Microsoft Dynamics NAV sigue gestionando y controlando los flujos, pero el tiempo necesario para cambios en dichos documentos se ha reducido considerablemente. Además, al operar de manera integrada, el software de DocPath aumenta las posibilidades que vienen de serie con el ERP. Como consecuencia, el software documental empresarial de DocPath ha podido aplicarse para optimizar diferentes procesos de negocio, como la generación de documentación técnica, interna y externa, la facturación, la fabricación y la distribución.
En lo referente a la generación de la documentación técnica del cliente, esta fase del proyecto resultaba crítica. Al tratarse de modelos de documentos empresariales requeridos por las administraciones reguladoras del sector del juego, deben poder modificarse con mucha frecuencia y de manera ágil. Ya que la integración óptima del software documental de DocPath con el sistema ERP ha permitido separar el formato de su documentación de los flujos y aplicaciones base, el cliente es capaz de aplicar cualquier cambio en el diseño o contenido de su documentación técnica en un tiempo récord. Además, las mismas ventajas del software documental empresarial de DocPath han podido aplicarse a la generación de facturas y albaranes en los procesos de facturación y distribución.
Por otro lado, el software modular de DocPath ha potenciado la gestión y la impresión de la gran variedad de modelos de etiquetas producidas por la empresa para las diferentes piezas en la fase de fabricación, al permitir la impresión nativa en ZPL y facilitar al máximo el envío de archivos a la impresora. Ahora, mediante la misma herramienta de DocPath, el ERP, Navision, del cliente es capaz de generar las etiquetas de una manera sencilla y ágil.
Integración satisfactoria con Microsoft Dynamics NAV
La multinacional del sector del juego valora muy positivamente la implementación del software documental empresarial de DocPath, debido a la integración total y satisfactoria con su sistema ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision). La sencillez y rapidez de la integración de la tecnología DocPath no han contrarrestado la estabilidad y robustez de la solución DocPath WebDocs Generation, características a las que la empresa otorga una gran importancia.
Asimismo, aunque Navision ofrece posibilidades de generar y distribuir documentos de forma nativa, es gracias a la versatilidad y posibilidades de DocPath, tanto en las opciones de diseño de documentos, como en la configuración de diferentes canales, lo que ha reducido drásticamente el número de horas necesarias para la generación de cada documento empresarial, ya sea de una etiqueta, una factura o un documento técnico.
Además, la escalabilidad y flexibilidad del software documental de DocPath ha supuesto un valor añadido, porque, aparte de ser un complemento ideal para el ERP Microsoft Dynamics Nav del cliente, ha sido posible aplicarlo fácilmente en otros procesos de la empresa. Los resultados óptimos del proyecto han motivado a la compañía buscar otras opciones de aplicación e integración del software de DocPath en un futuro cercano, al servir como una solución de Output Management óptima y complemento ideal a su sistema ERP.