Una empresa de logística mejora el tiempo que sus transportistas pasan en sus dependencias y automatiza las comunicaciones con los clientes.
Necesidades concretas de customer communications management del sector de logística
En el sector logístico, el tiempo de los transportistas es oro. Por ese motivo, una gestión eficaz del POD (Proof of Delivery: los albaranes y demás documentación relacionada con cada ruta) se ha convertido en un proceso imprescindible para cualquier empresa de transporte y distribución que se precie. Es concretamente en esta área donde las empresas de logística se enfrentan a diferentes desafíos, tales como el proceso de grandes volúmenes de documentos, clientes que solicitan recibir su documentación por diferentes vías y largos procesos administrativos.
En el 2013, la filial española de una empresa de logística líder en su sector, con más de 40 años de experiencia y presencia en más de 170 países y áreas del mundo, detectó la necesidad de mejorar el tiempo que sus transportistas pasan en sus dependencias realizando las distintas tareas administrativas inherentes a su trabajo, así como de automatizar la gestión de las comunicaciones a los clientes relacionadas con las entregas (customer communications management).
Desarrollo ad hoc de software documental
Para responder a esta necesidad, la empresa no dudó en recurrir a DocPath para encontrar una solución de customer communications management que optimizase el tiempo de sus transportistas y redujera la carga administrativa. DocPath les propuso adaptar su software documental con el desarrollo de un módulo de software documental que permitiese la rápida gestión e impresión de la documentación asociada a la carga de los transportes en cada momento, sin necesidad de la participación del personal administrativo del almacén de carga. Del mismo modo, este módulo facilitaría la liquidación de dichas rutas de una manera cómoda y sencilla por los propios transportistas.
Software documental de DocPath para el sector de logística
El resultado de este desarrollo es una solución de software documental de DocPath adaptada al sector de logística y compuesta por un conjunto de sus aplicaciones que se han integrado directamente en el sistema de la multinacional. Esta solución de customer communications management posibilita la automatización de los procesos administrativos mediante uno de sus módulos que, específicamente, permite a los transportistas, a través de diferentes puestos de gestión de PODs, tramitar incidencias, escanear e imprimir albaranes y añadir firmas digitales, entre otras tareas. Además, todo esto se realiza a través de una interfaz táctil, fácil de usar y adaptada a la imagen corporativa de la compañía.
La solución de customer communications management de DocPath pasó a la fase de producción en el 2014 y consta de diferentes puestos de gestión de PODs, cada uno con su motor de generación, DocPath Controller 4.1 para Windows, y el módulo específico desarrollado para el sector de logística. Además, para cubrir la arquitectura distribuida que se diseñó para el cliente, se instaló también dicho motor en su servidor central iSeries. De esta forma, cuando desde alguno de los puntos de gestión se realice una petición de información de una ruta concreta al servidor central, el usuario tendrá los datos de respuesta accesibles al instante y de manera automática.
Por otro lado, DocPath Aspen es la solución que, además de proporcionar una base de persistencia a los documentos intermedios necesarios para la fase de digitalización, permite ofrecer un nuevo canal de comunicación con los clientes, que tienen los albaranes disponibles para consulta en cuanto hayan sido escaneados por el transportista, cerrando de esta forma el ciclo de las comunicaciones entre empresa y cliente de forma efectiva y eficiente.
Resultados óptimos
Gracias a DocPath, ahora son los propios transportistas quienes recogen la información directamente de la ruta que realizan e, igualmente, son ellos mismos los que liquidan dicha información una vez realizada la entrega. Esta automatización de los procesos de customer communications management ha dado como resultado una importante reducción de costes, una optimización de los recursos y un incremento en la productividad, con el consiguiente aumento en la satisfacción del cliente. Además, el nivel de satisfacción de los clientes de la empresa de logística ha sido reforzado especialmente gracias a que los clientes puedan ver los albaranes inmediatamente después de la fase de escaneo, sin las esperas anteriores provocadas por los procesos manuales.
La multinacional distribuidora cuenta actualmente con más de 40 puestos de gestión de PODs repartidos por sus almacenes en España y considera la posibilidad de exportar la misma tecnología a sus filiales en el resto de Europa. Además, los resultados óptimos del proyecto han motivado a la compañía distribuidora solicitar un nuevo desarrollo por parte de DocPath, para que los puestos de gestión de PODs basados en software documental de DocPath también permitan escanear y gestionar diferentes tipos de documentos.