En esta nueva revolución de tecnologías, uno de los recursos cada vez más frecuente entre las empresas es la firma electrónica.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica hace referencia al conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están relacionados con una determinada información dentro de un documento o mensaje de datos electrónico. Se entiende como mensaje de datos al total de información generada, enviada, recibida, comunicada y almacenada a través de cualquier dispositivo electrónico.
Esta nueva forma de firmar todo tipo de documentos con una firma digital sustituye a la firma tradicional: la autógrafa; es decir, la firma en papel. El empleo de medios informáticos para plasmar la autenticación de un documento acelera los procesos de administración y gestión documental, eliminando pasos y etapas, la necesidad de la presencialidad del usuario y el gasto en papel.
Cada vez son más las empresas que apuestan en su negocio por la firma electrónica, con su certificado digital asociado, ya que se trata de uno de los mecanismos más simples para dar autenticidad a un documento electrónico, además de ser un recurso que aporta grandes beneficios a las compañías.
Ventajas de la firma electrónica
Dentro de los beneficios de la implementación de la firma electrónica en el negocio se encuentran los siguientes:
Reducción de gastos
Al incorporar la firma electrónica en un negocio, queda patente claramente la disminución de los gastos en la compra de papel, bolígrafos, impresoras, tóner, carpetas, etc., lo que supone un ahorro de los gastos generales de la empresa, permitiendo invertir este ahorro en otros procesos clave de la empresa.
Óptima gestión documental
La eficiencia de la gestión de documentos aumenta considerablemente con la implementación de la firma electrónica. Por un lado, se reduce el tiempo de envío e impresión de documentos y de búsqueda en archivos físicos. Por otro lado, las compañías se vuelven más organizadas. Como todos los documentos se almacenan en la nube, es más fácil acceder a ellos, permitiendo a cualquier usuario buscar y recuperar la documentación desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
Mayor movilidad
Para acceder al contenido de un documento firmado electrónicamente es necesario únicamente un dispositivo, ya que el lugar y el momento son de libre elección. De esta manera, la administración del documento electrónico es mucho más práctica que la de un documento en papel. Por ejemplo, si se mantiene la firma en papel y surgen problemas de extravío de documentos, hay que realizar el proceso desde el principio, obligando a la persona responsable de la firma acudir presencialmente, entre otras cosas.
Mayor seguridad
Uno de los aspectos más relevantes de la firma electrónica es la imposibilidad de que un usuario pueda modificarla o editarla. A diferencia de la firma en papel, la firma electrónica está completamente protegida; por tanto, se trata de un recurso fiable en su totalidad.
Aumento de la productividad de la compañía
Una óptima gestión de la documentación de una organización desencadena en el aumento de la productividad de todos sus equipos. Al recortar los pasos y etapas para ejecutar solicitudes y recibirlas gracias a la firma electrónica, se aceleran los procesos internos y externos de la empresa, así como las tareas. De este modo, se obtienen mejores resultados en periodos de tiempo menores.
Mejora de la experiencia el usuario
El cliente siempre quiere recibir la mejor experiencia posible, es decir, cuanto menos tiempo tenga que dedicar a cualquier acción con una empresa y cuanto más fácil sea, mayor satisfacción obtendrá. Con la firma electrónica, las empresas que utilizan esta tecnología ofrecen un mejor servicio al cliente y, como consecuencia, captan la atención de un número mayor de clientes, además de su fidelización. Respecto al cliente, supone un aumento de la comodidad y de la seguridad en todas las transacciones que realicen.
Eliminación del papel
La firma electrónica es una de las soluciones a la problemática del exceso de papel en una empresa. Con este método de certificación digital, los procesos en papel pasan a ser procesos electrónicos sostenibles, ayudando de primera mano al medio ambiente.