• El Centro Farmacéutico del Norte ha confiado en la solución Business Suite Pro y en su funcionalidad de factura electrónica para automatizar todos los procesos relacionados con la creación y distribución de facturas a sus clientes
• Según cálculos de la propia organización, en solo un año podrían dejar de emitirse 120.000 hojas de papel, lo que supondría una considerable reducción de costes para la compañía
Madrid, 16 de junio de 2010 – El Centro Farmacéutico del Norte, distribuidor de especialidades farmacéuticas y productos sanitarios con delegaciones propias en Asturias, Palencia, Vizcaya y Cantabria, ha confiado en DocPath para automatizar todo el proceso de generación y distribución de facturas electrónicas a sus clientes.
Fundado en 1942 por un grupo de farmacéuticos, Cenfarte cuenta con su propio departamento de Sistemas desde 1984, año en el que se lleva a cabo todo el proceso de informatización de la entidad. Gracias a esta apuesta por la tecnología, esta organización ha consolidado su posición en el sector farmacéutico y se ha convertido en sinónimo de modernidad.
Muchos han sido los proyectos tecnológicos que la organización ha acometido desde entonces. La automatización de su almacén, la gestión electrónica de los pedidos y la transmisión del stock en tiempo real, se sitúan entre los más importantes. Sin embargo, existían algunos aspectos relacionados con los procesos logísticos que hasta hace muy poco no habían sido abordados.
Objetivo: la oficina sin papel
Cenfarte generaba mensualmente alrededor de 5.000 facturas. Cada una de ellas debía ser impresa y enviada por mensajero al cliente de la farmacéutica, lo que generaba un excesivo consumo de papel. “La dirección está muy comprometida con el medio ambiente y creyó necesario implantar algún tipo de solución que permitiera la generación y envío por email de facturas electrónicas. Solo de ese modo podríamos automatizar este proceso y cumplir con uno de los mayores objetivos de la compañía: el de acabar con las impresiones e implantar una verdadera oficina sin papel”, ha asegurado Daniel de la Peña, responsable de Sistemas de Cenfarte.
Para dar un primer paso, la organización barajó diferentes opciones de facturación electrónica. Finalmente, se decantó por DocPath Business Suite Pro, tal y como explica el directivo: “Elegimos esta solución por considerarla más madura que el resto de productos de este tipo presentes en el mercado. Al estar basada en estándares, nos proporcionaba una sencilla integración con nuestras aplicaciones y lo mejor, no solo nos permitía generar y distribuir facturas electrónicas, sino que nos ofrecía la posibilidad de diseñar y enviar por Internet cualquier tipo de documento, por lo que abríamos una vía para expandir nuestra política ecológica en el futuro en lo que a la eliminación del papel se refería”.
Soluciones ecológicas que generan ahorro
El proceso de implementación comenzó en enero de 2010 y tan solo dos meses más tarde, la solución ya estaba funcionando a pleno rendimiento. Para dar a conocer este nuevo servicio a sus clientes, Cenfarte organizó una campaña de concienciación donde explicaba los beneficios de la nueva forma de facturación. “En poco más de dos meses hemos conseguido que el 10 por ciento de nuestros clientes acepten recibir nuestras facturas por email y de aquí a final de año esperamos que una de cada dos farmacias sigan este procedimiento”, indica Daniel de la Peña.
Aunque todavía es pronto para hacer una valoración pormenorizada, Cenfarte ya ha comenzado a obtener los primeros retornos de su inversión, tal y como afirma el directivo: “Los clientes que están recibiendo sus facturas por correo electrónico, perciben una mayor inmediatez en nuestro servicio. Antes, una factura podía tardar un par de días en llegar a su destino. Ahora, en cuestión de segundos pueden tenerla en su ordenador, lo cual supone una auténtica innovación en el sector farmacéutico”.
Las farmacias no son las únicas beneficiadas con este sistema. Solo en dos meses, la compañía ha conseguido ahorrar 3.000 euros en papel y tinta. Un ahorro que se incrementará a medida que el resto de sus clientes se acojan al nuevo sistema. Según cálculos de la propia organización en un año podrían dejar de emitirse 120.000 hojas de papel.
La factura ha sido el primer documento que Cenfarte ha querido enviar a sus clientes por email, sin embargo, no será el último. “Manejamos un volumen de información importante. No solo se trata de facturas, también de extractos bancarios, informes trimestrales… Nuestra intención es que toda esa documentación deje de imprimirse y pueda ser enviada por email, y con DocPath Business Suite Pro, estamos preparados para hacerlo”, concluye Daniel de la Peña.
Véase también:
- accesomedia.com
- www.articuloz.com
- www.cms-spain.com