- El proyecto de gestión documental recientemente concluido optimiza la gestión documental en los procesos logísticos de una importante empresa tecnológica.
Dos grandes organizaciones
El proyecto implicó a dos grandes compañías: un importante operador logístico y una multinacional del sector tecnológico. Su reciente rápida y puntual conclusión marcó un hito importante en la racionalización de los procesos logísticos de la empresa.
El operador logístico es un proveedor con presencia en 220 países y regiones de todo el mundo, que cuenta con más de 285.000 empleados y ofrece soluciones logísticas a través de diferentes medios de transporte. Su delegación en España es la que gestiona toda la documentación empresarial de la multinacional, fundada en 1938 en Corea.
La inmovilidad de la documentación
Gestionar de una manera fija y estructurada los albaranes preimpresos es un reto para cualquier compañía y es, precisamente, en esta área donde el operador logístico y la multinacional tecnológica vieron la necesidad de optimizar al máximo el proceso de gestión documental logístico.
Antes de la implantación de la tecnología de gestión documental de DocPath, la devolución de los albaranes preimpresos debidamente firmados y sellados, para clasificarlos y almacenarlos manualmente y digitalizarlos para proceder a su envío electrónico, sin duda, suponía un largo proceso documental logístico, además de requerir personal que realizara estas tareas y custodiara los albaranes durante el período necesario establecido por ley.
Adaptación a las necesidades del cliente
La implantación de DocPath permitió que el operador logístico redujera al mínimo la labor administrativa y tediosa de gestión manual de albaranes de la multinacional tecnológica.
Además, la optimización del proceso documental logístico junto a sus buenos resultados son las razones por las que se ha previsto extrapolar este nuevo sistema de gestión documental logístico a las diferentes oficinas de la empresa proveedora de logística en España, donde cuenta con aproximadamente 7.500 empleados y más de 100.000 clientes.
Acceso seguro a la documentación
El éxito de DocPath radica en el diseño de documentos dinámicos que parte de la información fija de los formularios utilizados anteriormente. Partiendo de esta base, el proyecto documental logístico se dividió en dos fases:
- En una primera fase, se generaron los albaranes dinámicos con un sistema de codificación, para su posterior tratamiento automático. Se utilizó el motor de generación de la solución documental para realizar los documentos en formato PDF. De esta forma, se eliminaron los albaranes preimpresos y el uso de las impresoras matriciales.
- La segunda fase del proyecto documental logístico se centró en la indexación automática de la documentación. Aquí se utilizó la solución de gestión documental DocPath Aspen para almacenar y clasificar los albaranes generados previamente en formato PDF. Esta segunda fase permite la posibilidad de ofrecer el acceso seguro a los albaranes escaneados tanto a los clientes como al personal de la empresa tecnológica, mediante una estricta política de accesos.
Satisfacción para todas las partes
Tanto el operador logístico como la multinacional están más que satisfechas con la implementación de las soluciones documentales de DocPath.
La primera, gracias a la tecnología DocPath, ha podido dar una óptima solución a las necesidades de su empresa cliente, que, por su lado, ha conseguido agilizar al máximo el flujo de trabajo documental y destinar a su personal administrativo a otras tareas más cualificadas.
Soluciones implementadas: