Una solución de software documental que flexibiliza los procesos y ahorra costes y tiempo
Problema: Dependencia de documentos preimpresos
Cuando no habían llegado los ordenadores, MIRTO, compañía con más de 60 años de experiencia dedicada a la actividad industrial y comercial en el sector textil y moda, lidiaba con un alto bagaje de documentación, generado a través de impresoras matriciales. Todos los documentos, tales como facturas o albaranes, partían de un papel preimpreso en el que se rellenaban los huecos con este tipo de impresoras.
Como consecuencia, el proceso de gestión resultaba ser lento y tedioso. Fue entonces cuando se plantearon incorporar un gestor de impresión para documentos PDFs con la capacidad de poder trabajar en IBM as400. Y eligieron la solución de software documental de DocPath.
Solución: Un software documental para el diseño de documentos dinámicos en PDF
Tras las recomendaciones de otras empresas y al comprobar que el software documental de DocPath se integraba con su sistema de base de datos, MIRTO decidió apostar por DocPath. Con la implementación de una nueva aplicación documental de diseño y generación de documentos, la compañía dejó de depender de la imprenta y han pasado a ser ellos mismos quienes generaran toda su documentación, tanto los documentos internos como los externos.
Asimismo, gracias a la aplicación de diseño de documentos dinámicos proporcionada por DocPath, pueden incorporar imágenes y mejorar la calidad de presentación en los PDFs que generan, ya sean facturas, albaranes o documentación comercial. Además, el fácil uso de la solución documental ha permitido que el cliente pueda crear los formularios de manera más sencilla y sin necesidad de programar con código de eventos, ofreciendo la posibilidad a cualquier departamento de diseñar las plantillas electrónicas independientemente de sus conocimientos técnicos.
Por otro lado, en 2021, MIRTO llevó a cabo la migración de todos sus formularios a la nueva versión del software documental de DocPath. Tras la migración, los documentos de la compañía se generan mucho más rápido, gracias a la tecnología documental mejorada utilizada en la nueva versión de la herramienta.
Beneficios: Una solución documental que flexibiliza los procesos y ahorra costes y tiempo
Con la implementación de la solución documental de DocPath, MIRTO está consiguiendo un ahorro de papel considerable, ya que se pueden olvidar de las impresoras matriciales para empezar a trabajar con la impresión o haciendo envío de email directamente, adjuntando el PDF de salida. Este ahorro supone al mismo tiempo una disminución notable del tiempo, pues ya no tienen que imprimir los documentos uno por uno.
La compañía también disfruta ahora de un cambio sustancial en la estética de los documentos. Gracias a la incorporación de imágenes, se mejora la presentación del PDF y, por tanto, el usuario recibe un documento visual más atractivo, llamativo y de mejor calidad.
Con la migración a la nueva versión del software documental de DocPath, dv6, MIRTO consigue una gran mejora en los tiempos de generación de los documentos, pues ahora se realiza más rápido al disponer de la herramienta desarrollada con una tecnología documental de nueva generación.