¿Qué es un sistema documental de gestión de comunicaciones?
Los sistemas de gestión de comunicaciones suelen ser una parte esencial de la estrategia CCM (Customer Communications Management) empresarial y nacen como solución a uno de los problemas más frecuentes entre las empresas: la mala gestión de los archivos de salida de los sistemas de información. Gracias a estos sistemas documentales, los documentos y los spools (colas de impresión) generados quedan eficazmente gestionados, se garantiza su entrega y se facilitan los medios necesarios para el redireccionamiento hacia otros medios de impresión o distribución.
Es imprescindible en un sistema documental de gestión de comunicaciones su posibilidad de distribución de información o documentos a través de múltiples canales. La función multicanal permite que los usuarios puedan enviar y entregar todos los documentos generados de distintas formas, ya sea vía email, correo postal, SMS, vídeo, impresión, presentación en pantalla, etc.
Estas plataformas documentales de comunicación solventan los principales problemas que suele tener un operador, tales como la reimpresión, el reenvío, la alteración de la selección de bandejas de salida o el manejo de distintos flujos de datos provenientes de diferentes sistemas que son dirigidos a equipos de tecnología variada. Estos problemas se encuentran día a día en un sistema informático, y gracias a un sistema de gestión de comunicaciones, la organización puede reducir y evitar contratiempos.
El objetivo de estos sistemas documentales, de tecnología de vanguardia, es liberar a las aplicaciones de la responsabilidad de la entrega de las salidas generadas, además de aportar valor añadido al disponer de la posibilidad de incluir nuevas funcionalidades que demanden los clientes.
Principales funcionalidades de un sistema documental de gestión de comunicaciones:
- Se manejan todos los aspectos necesarios de las salidas del sistema de impresión a través de una única infraestructura tecnológica, proporcionando múltiples características que se pueden implementar de forma modular para crear el entorno necesario.
- El sistema está basado en una arquitectura escalable para poder administrar y manipular una gran cantidad de impresoras. Además, el gestor se puede reiniciar en periodos de tiempo muy cortos. Así, se evitarían retrasos operativos innecesarios y se ahorraría tiempo.
- Permite el ahorro de tóner en impresoras, reduciendo la cantidad de tóner total utilizado en la salida de impresión. Este ahorro no perjudica la calidad de los documentos.
- El gestor de impresión está creado principalmente para distribuir y controlar todas las impresiones generadas, ofreciendo la posibilidad del envío con PDF adjunto por correo electrónico, la conexión a otras aplicaciones y el almacenamiento de los documentos en un sistema de gestión documental.
- Ofrece a las organizaciones la posibilidad de imprimir documentos generados en dispositivos inteligentes sin necesidad de recurrir a componentes externos para que los dispositivos se conecten a la infraestructura de red.
- Permite optimizar los flujos de datos de impresión eliminando partes innecesarias o porciones repetitivas. De esta manera, se acelera el proceso de impresión y se disminuye el consumo de recursos.
- En un sistema documental de gestión de impresión es importante que aparezca una vista completa del sistema para poder conocer en todo momento su estado. Esto se consigue a través de un panel de control que ofrece al usuario una vista gráfica del funcionamiento del sistema en tiempo real.
Beneficios de un sistema documental de gestión de comunicaciones:
- Ahorro de papel y tóner: gracias a su función multicanal, un sistema de gestión de impresión permite el ahorro de papel con la opción de envío por PDF, entre otros.
- Ahorro de costes: la disminución de costes es una consecuencia del ahorro de tóner, así como el ahorro de papel y el uso de la energía gracias a la automatización de los procesos y la tecnología avanzada de la salida de impresión.
- Protege la documentación confidencial y reduce el volumen de impresiones: al tratarse de un sistema totalmente controlado, la confidencialidad de la información está asegurada al completo.
- Análisis del sistema en tiempo real: poder visualizar y supervisar en tiempo real todo el sistema es otra de las ventajas que ofrecen estas plataformas, permitiendo realizar registros e informes de todos los procesos de impresión y distribución.