Madrid, 12 de abril de 2023 – Hoy en día la mayoría de nosotros trabaja en equipos multidisciplinares y en remoto, ya que son pocas las ocasiones en las que todos los miembros de un equipo comparten ubicación física. Algunos no comparten ni siquiera ciudad.
Sobre todo, a raíz del confinamiento provocado por la pandemia de COVID-19 y la implantación de modelos de trabajo híbridos, nos hemos tenido que acostumbrar a trabajar separados y, sin embargo, bien coordinados.
Una de las herramientas que facilitan en gran medida el trabajo de equipos híbridos son las plataformas online que permiten el versionado de documentos, entre otras funcionalidades. Versionado es el método mediante el cual sucesivas iteraciones de un mismo documento se numeran y almacenan.
Antes de la generalización de estas plataformas, los documentos pasaban “de mano en mano”, cada persona introducía sus cambios y le enviaba su versión por correo electrónico al siguiente miembro del equipo para que hiciera su trabajo. Y así sucesivamente.
Y en esta cadena era muy fácil que alguien enviara una versión incorrectadel documento o que dos personas estuvieran trabajando en paralelo sobre el mismo documento, lo que significaba que el trabajo de una de ellas se perdía. Por otro lado, cuando se detectaba un error era misión imposible saber exactamente en qué punto del proceso se había producido.
Si teníamos la suerte de utilizar un documento de un procesador de textos, al menos contábamos con la funcionalidad de control de cambios, pero si estábamos manejando otro tipo de archivo dependíamos única y exclusivamente de que la gente del equipo renombrara correctamente su versión, ya que no todos los programas permiten marcar los cambios. Era una especie de salto de fe.
Afortunadamente, con las herramientas correctas, ya podemos dejar de rezar por estar trabajando sobre la versión correcta. Los documentos ya no se comparten por email, sino mediante enlaces que remiten a estas plataformas de almacenamiento de archivos.
El control de versiones de documentos se puede utilizar con varios objetivos:
Supervisar el historial de una versión de un documento
- Cuando el control de versión está activado, se puede ver cuándo se modificó el archivo y quién lo hizo. De esta forma, se fomenta la responsabilidad sobre los archivos, ya que nadie se puede lavar las manos y negar la evidencia. Asimismo, se puede saber cuándo se han cambiado las propiedades, es decir, la información sobre el archivo. Por ejemplo, si un miembro del equipo cambia la fecha de vencimiento de un elemento de la lista, ese dato aparece en el historial de versiones. También son visibles los comentarios que realizan los usuarios cuando revisan archivos.
Restaurar una versión anterior de un documento
- Todos somos humanos y nos equivocamos. Si se ha cometido un error en una versión actual, la versión actual está dañada o sencillamente se decide que la versión anterior era mejor, es posible reemplazar la versión actual por la anterior, de tal forma que la versión restaurada para a ser la actual.Quedó atrás la época en la que la gente realizaba llamadas de pánico al servicio técnico de IT para que recuperara un archivo de la unidad local de su ordenador y así no perder todo el trabajo porque su ordenador había tenido problemas o se había ido la luz.
Ver una versión anterior de un documento
- Las plataformas de almacenamiento de archivos permiten visualizar una versión anterior sin sobrescribir la actual. Si los usuarios están viendo el historial de versiones de un documento generado con un procesador de textos o una hoja de cálculo, pueden comparar ambas versiones para determinar las diferencias.
Trabajar en tiempo real
- La gran ventaja de estos sistemas es que permiten realizar un seguimiento de los cambios en tiempo real y acceder a todas las versiones anteriores de un documento. Además, los cambios pueden ser realizados por otra persona con la que se haya compartido el archivo, lo cual facilita enormemente la colaboración dentro de los equipos.
Estas plataformas de versionado de software documental no dejan lugar a dudas porque todo queda registrado: nombre de los usuarios, fecha y hora de modificación, y tamaño del archivo.
No obstante, como cualquier otra herramienta, hay que saber utilizarla bien para que el trabajo en equipo sea fluido:
Los miembros de los equipos deben asegurarse de estar trabajando una plataforma de almacenamiento de archivos y no en su ordenador, o bien encargarse de subir a las plataformas su última versión del documento.
La numeración de las versiones de los documentos también es importante. Dentro de los equipos hay que decidir qué sistema se va a seguir para numerar las distintas versiones de los archivos y todos los miembros deben seguirlo a pies juntillas.
Los equipos deben planificarse y conocer las distintas opciones de versionado. Se puede configurar el control de versiones para una biblioteca de documentos en función de las necesidades de cada equipo o proyecto.
En general hay tres opciones de versionado:
- Sin versionado
Significa que no se han guardado versiones anteriores de un documento. Cuando no se activa la funcionalidad de versionado, las versiones anteriores de un documento no se pueden recuperar y el historial tampoco se mantiene porque los comentarios que acompañan cada iteración de un documento no se guardan. Por tanto, esta opción es adecuada únicamente para bibliotecas que no contienen documentos importantes o cuyo contenido nunca cambia.
- Versiones principales
En este caso se conservan versiones numeradas de documentos utilizando un sencillo sistema de versionado, por ejemplo, versión 1, 2 y 3. Para controlar el espacio de almacenamiento, se puede especificar cuántas versiones anteriores se deben guardar contando a partir de la versión actual hacia atrás.
Con las versiones principales, cada vez que una nueva versión se guarda, todos los usuarios con permiso para acceder a la biblioteca de documentos pueden ver el contenido. Esta opción se utiliza cuando no es preciso diferenciar entre borradores de documentos y versiones publicadas. Por ejemplo, si un grupo de trabajo utiliza una biblioteca, conviene que usen versiones principales si cada miembro del equipo debe ver todas las iteraciones de cada documento.
- Versiones principales y secundarias (borradores)
En este caso, las versiones numeradas de los documentos se guardan utilizando un sistema con un número principal y otro secundario, es decir, 1.0, 1.1, 1.2, etc. Las versiones que terminan en .0 son las principales y las que acaban en cualquier otro número son las secundarias.
Las versiones principales y secundarias se guardan junto con las actuales. También se puede indicar cuántas versiones principales anteriores se quieren guardar y cuántas de estas deben incluir versiones secundarias.En esta opción, cualquier usuario con permiso de lectura puede ver las versiones principales del documento y se puede especificar qué usuarios pueden visualizar también las versiones secundarias. Normalmente se recomienda conceder permisos para ver y trabajar con versiones secundarias a los usuarios que pueden editar contenido y restringir el acceso de los usuarios con permisos de lectura para que solo puedan ver las versiones principales.
El uso de versiones principales y secundarias es ideal cuando se quiere diferenciar entre contenido publicado que puede ver la audiencia y borradores que aún no están listos para publicar. Es decir, en una página web que describe los beneficios de un producto, se pueden utilizar versiones principales y secundarias para restringir el acceso a la descripción de los beneficios mientras se están revisando.
En resumen, las plataformas de software de versionado de documentos facilitan que distintos equipos trabajen de forma fluida sobre el mismo documento y ofrecen opciones de seguridad, versionado y recuperación de documentos que se ajustan a las necesidades de cualquier compañía.
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