Si eres fan de los formularios online o te has visto en la necesidad de crear alguno, es muy posible que hayas oído hablar de Jetform. Repasemos su historia. Allá por los años 80, cuatro consultores que vivían en Canadá crearon una empresa de software dedicada a los formularios electrónicos. Les fue muy bien. Tenían oficinas en medio mundo y cotizaban en varios índices bursátiles.
Tal vez no sepas que, en un primer momento, la empresa se llamó Indigo Software y realizaba labores de consultoría informática. Tenían grandes clientes como el Gobierno federal canadiense y la colosal IBM.
La empresa no se rebautizó como Jetform hasta que Microsoft lanzó Windows 3.11 e Indigo Software incorporó importantes mejoras en los formularios. El producto cosechó tal éxito que el equipo amplió sus actividades de consultoría y empezó a centrarse en el software Jetform. La gran popularidad del producto les llevó a tomar una sabia decisión de marketing y adoptar el nombre de su producto estrella. Pero no estaban solos en el mercado. Tuvieron que competir con otros productos similares como PerForm y FormFlow, creados por una empresa llamada Delrina.
A partir de 1996, empieza cierto baile de adquisiciones y cambios de nombre.La famosa Symantec, que había comprado Delrina el año anterior, vendió su división de formularios electrónicos a Jetform, que siguió desarrollando la serie de productos FormFlow con su propio nombre. También por aquel entonces Jetform le puso nombre al estadio de béisbol de Ottawa, que pasó a llamarse Jetform Park.
En 2001 Jetform cambió de nuevo de nombrey se convirtió en Accelio, lo que obligó a renombrar el estadio, por supuesto. Accelio pasó en 2002 a manos de Adobe Systems, que a los dos años retiró los productos que llevaban el antiguo nombre y los rebautizó como Adobe Central Output Server.
Adobe siguió apostando por este producto y en 2007 lanzó Adobe LiveCycle Enterprise Suite dentro del paquete Adobe LiveCycle. Si aún no te has perdido con tanto cambio de nombre, espera. En 2009 el producto pasó a comercializarse como Adobe Central hasta 2016.
Dejando a un lado a la omnipresente Adobe, cabe destacar que Jetform resurgió de sus cenizas cual ave fénix en 2007 de la mano de dos de sus fundadores, que crearon un nuevo sistema de diseño, fusión, presentación y entrega de documentos empresariales. El software se llamaba DocOrigin.
Se lanzó por primera vez en 2009 y su versión 3.0 salió al mercado en 2013. JetForm Design permitía enrutar y realizar un seguimiento de los documentos en sistemas de flujos de trabajo, crear formularios en pantalla y acceder a bases de datos SQL y ODBC. Y JetForm Filler servía para cumplimentar formularios en pantalla.
Durante esta segunda vida de Jetform, el equipo desarrolló el formato de formulario XML (XFA), que Adobe incorporó posteriormente en su software PDF.
Otra de las innovaciones conseguidas fue la posibilidad de instalar formularios en cartuchos Laserjet, lo que significaba que el programa solo tenía que enviar los datos de los formularios a la impresora porque ya estaban codificados en el cartucho. Esto tuvo un impacto importante, ya que, considerando la lentitud de las interfaces de impresión que había en aquel momento, los tiempos de impresión se redujeron notablemente.
En fin, la época dorada de Jetform y Adobe Central Server ya pasó, pero…
Hay alternativas a Jetform/Adobe Central Server
Siempre resulta interesante y estimulante conocer historias de éxito de este tipo, pero es igualmente importante seguir el paso que marcan los tiempos y los avances tecnológicos. Por eso las mejores empresas de software llevan años desarrollando soluciones avanzadas de gestión documental como Ontario Suite, que permite a los usuarios de JetForm/Adobe Central modernizar su entorno de forma rápida y segura con un sistema puntero de gestión documental que incorpora nuevas interfaces visuales de diseño de documentos y funcionalidades avanzadas.
La última versión se ejecuta íntegramente en la nube y se despliega en contenedores (Dockers, Kubernetes), lo que mejora la flexibilidad y la seguridad. También existe un amplio abanico de productos satélite con funcionalidades complementarias, a saber, gestión documental con filtrado de contenidos, OCR (OCR Services) e incorporación de firma electrónica. Esto permite comercializar una solución 100% modular y escalable.
Pero entremos en detalle y veamos las características de una solución que debería permitir realizar la migración y facilitar la sustitución de JetForm/Adobe Central Server.
- Es totalmente compatible con los flujos de datos de JetForm/Adobe Central Server.
- Sus mecanismos de integración permiten mantener las aplicaciones de negocio.
- La migración se puede automatizar para no tener que volver a diseñar plantillas electrónicas.
- Amplía el número de formatos de salida (HTML5, AFPDS, Matrix, etc.) y los canales de distribución disponibles.
- Es una solución multiplataforma que se puede integrar fácilmente en diferentes soluciones de gestión documental.
- Brinda la posibilidad de incluir gráficos dinámicos, códigos de barras 2D y 3D, y elementos gráficos avanzados.
Así que, si quieres agilizar y simplificar la lógica de tus documentos JetForm, no tienes más que echar un vistazo a una de las mejores soluciones documentales (Ontario Suite) o leer algunas historias de éxito. Historias de clientes de JetForm como BBVA y Fifth Third Bank.
BBVA llevaba más de 10 años utilizando un software de generación documental que limitaba la evolución de las aplicaciones del banco. Cuando estudiaron el mercado en busca de una solución que implicara cambios mínimos, pero ofreciera funcionalidades avanzadas, no dudaron en probar la solución Ontario Suite, que les permitió convertir automáticamente los formularios y sustituir el software sin modificar las aplicaciones de la entidad. De esta forma, pudieron disfrutar de numerosas funcionalidades nuevas como gráficos controlados por datos, códigos de barras 2D, nuevos formatos de salida como AFO, formas mucho más fáciles de definir documentos dinámicos como contratos, así como la posibilidad de ejecutar todo esto en un entorno 100% en la nube.
Fifth Third Bank, uno de los mayores 20 bancos de EE. UU., tenía problemas para imprimir documentos en su red comercial, ya que era muy grande y su tamaño les impedía entregar la versión adecuada de un documento a cada oficina de forma rápida y eficiente. Y estono era baladí, porque si una oficina imprimía el documento incorrecto, podía acarrear serios problemas legales.Ontario Suite salió al rescate y solucionó el problema sin afectar la aplicación que el banco tenía en ese momento. De hecho, la aplicación “sigue pensando” que está imprimiendo en la misma ubicación. Gracias a las capacidades de integración y al repositorio de documentos, la entidad ha centralizado la producción de documentos y puede extraer la última versión del repositorio cuando lo necesita.