Cuanto más crece el volumen de documentos en una oficina, más difícil es saber dónde se encuentra un informe, dónde archivar un documento o qué hacer con un correo electrónico con contenido relevante.
Ante el desmesurado crecimiento del universo digital -denominado Big data y que se aplica a todos los sectores y ámbitos de la sociedad- es necesario actuar con celeridad, porque cuanto más se retrasa la toma de decisión respecto a la implementación de un sistema de gestión documental, más compleja se vuelve la situación y, en consecuencia, sus posibles soluciones.
Antes de transformar un documento en papel, a uno en formato digital, sin orden ni concierto, hay que tener en cuenta estos aspectos:
- Brecha digital: ¿existe en la empresa el equipamiento necesario para que todos los trabajadores accedan a los documentos digitales?
- Obsolescencia de los sistemas de lectura: ¿se podrá leer un CD grabado hace 10 años?
- Copyright y la facilidad para reproducir los documentos electrónicos: ¿cómo asegurar la propiedad intelectual de un documento?
- Integridad: ¿cómo asegurar que no se modifica un documento en su versión final?
- Preservación: ¿qué documentos tienen valor legal y probatorio?, ¿cómo y dónde conservarlos?
Desde hace años, numerosos estudios han puesto de manifiesto que una correcta gestión documental contribuye a mejorar la eficiencia de una organización. Pero más allá del incremento del rendimiento, los documentos contienen datos e información, así como mucho conocimiento corporativo, que forma parte de los “bienes intangibles”, del capital intelectual. El aspecto crucial es poder encontrarlos fácilmente en cualquier momento.
¿Qué necesita una organización para adoptar un sistema de gestión documental?
Algunas preguntas obligadas que deben plantearse antes de implementar un sistema de gestión documental son las siguientes:
- ¿Hay que evitar duplicidades de documentos y el uso de versiones no actualizadas?
- ¿Se están extraviando documentos críticos o registros de archivo?
- ¿Se necesita acortar los tiempos de recuperación?
- ¿Se quiere asegurar que una documentación debe poder “leerse” dentro de unos años?
- ¿Necesita gestionar el volumen de correo electrónico que contiene información relevante para la empresa?, ¿hace falta guardarlo?, ¿qué, con qué seguridad y cómo hay que almacenar la información?
Para llevar a cabo un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse distintas metodologías. En primer lugar, es aconsejable realizar una auditoría previa de la información y del conocimiento que se tiene de ella en la organización. Por otro lado, reflejar los flujos de la documentación asociada a los procesos vitales, permite evidenciar si existe una cultura corporativa favorable y/o identificar necesidades de formación y de motivación del personal.
A medida que se incrementan los contenidos corporativos, la puesta en práctica de estas medidas adquieren más importancia, ya que sirven para determinar: los criterios de archivo y recuperación; la política de versiones; la gestión del correo electrónico; cómo nombrar los documentos; y cuál debe ser la política de expurgo y de preservación de los documentos.
Tecnología como herramienta para la implantación de un sistema de gestión documental
En el marco de la fase previa a la implementación de una solución tecnológica de gestión documental es necesario definir unas pautas corporativas, que serán la base de la gestión posterior de los contenidos en nuestro sistema de gestión documental.
Así, la planificación es la clave del éxito, ya que permite concretar y priorizar los requerimientos. Supone la fase previa a la auditoría, momento en el que debe contemplarse un aspecto crucial como es la implicación de todas las personas involucradas tanto en la implementación como en la puesta en marcha del nuevo sistema de gestión documental.
Para ello, es necesario identificar a esas personas y el uso que hacen de la documentación e información empresarial, porque las probabilidades de éxito del proyecto, están en estrecha relación con su grado de implicación. Por lo tanto, hay que tener en cuenta:
- La implicación de la dirección, incluso cuando solo afecte a un único departamento o a un área concreta de la organización.
- La creación de un equipo de trabajo interdisciplinar, que implique a los distintos departamentos.
- La identificación de las personas implicadas en los procesos críticos de la empresa, que harán un uso más intensivo del sistema.
Todo proyecto de implantación de un sistema de gestión documental debe ir acompañado de una visión global que vaya más allá de “los documentos”: es necesario verla desde la perspectiva de la dimensión de la política de información de la empresa y de su cultura corporativa.
En resumen, cualquier proyecto de adopción de un sistema de gestión documental conlleva un necesario cambio cultural. Debe enmarcarse dentro de la política de información de la organización y de sus procesos y procedimientos para asegurar que la documentación y el conocimiento corporativo son accesibles en todo momento.
André Klein
Consultor Freelance para DocPath