La transformación digital consiste en la integración de la tecnología digital en todos los ámbitos operacionales de una empresa para lograr nuevas oportunidades de estrategia de negocios. En este artículo investigaremos cómo la tecnología de software documental encaja en ese proceso. Al fin y al cabo, es un proceso no sólo tecnológico, sino que cambia fundamentalmente la forma en la que la empresa se presenta ante sus clientes y se comunica con ellos, sobre todo en el comercio electrónico. De hecho, analistas en general coinciden en que, actualmente, organizaciones de cualquier tamaño deben adoptar algún nivel de transformación digital para seguir siendo competitivas, aunque la naturaleza de la transformación pueda variar enormemente de una empresa a otra.
La tecnología como el software documental se está moviendo rápido y desempeña un papel clave a la hora de incrementar la capacidad de cualquier empresa para evolucionar y reinventarse en respuesta a un mercado altamente cambiante. En la mayoría de los casos son, por tanto, el Jefe de Información y el Director de TI los responsables de guiar a sus empresas hacia un proceso de transformación digital. En este contexto, los beneficios que encontrarán en el software de tecnología documental para lograr una organización transformada digitalmente incluyen comunicaciones optimizadas y una mayor automatización que, a su vez, abren nuevas oportunidades de estrategia de negocios. Los proyectos de software documental no son diferentes en cuanto a esos retos, aunque, una vez que se haya implementado la nueva tecnología documental, los usuarios suelen adoptarlo rápidamente, ya que las ventajas en la optimización de los procesos de impresión, la agilización de los procesos documentales y la simplificación de las tareas diarias se hacen evidentes rápidamente.
Panorama global
Los efectos de la transformación digital son difíciles de cuantificar, ya que el proceso suele ser muy diferente en cada empresa. Sin embargo, generalmente, la aplicación de las tecnologías adecuadas y el cambio de enfoque tienen como resultado una alineación muy adecuada entre aquello que la empresa ya esté ofreciendo y las expectativas de los clientes. Además, una transformación digital no solamente implica una integración de tecnologías digitales, sino que también genera un cambio dramático en la cultura empresarial. Todos los procesos de la organización se deben poner en duda continuamente y la empresa tendrá que aceptar que el fracaso forma parte de la evolución. Por tanto, una transformación digital puede hacer que la empresa decida cambiar gran parte de sus procesos y estrategias actuales por otras más adecuados para sus objetivos.
Factores determinantes
La supervivencia en mercado altamente competitivo es uno de los factores más comunes para impulsar un negocio a implementar una transformación digital. El coste y el riesgo que conlleva el proceso lleva a las empresas a no embarcarse en un proyecto de transformación a menos que sea necesario. Sin embargo, como ejemplo,
las empresas estadounidenses duran cada vez menos, lo cual demuestra el riesgo tan elevado que puede conllevar no decidirse por el cambio. Hace unas décadas, las corporaciones con sede principal en los EEUU solían mantenerse en el índice S&P 500 durante un promedio de 61 años. Por el contrario, actualmente, el promedio de permanencia en ese índice es de aproximadamente dos semanas – una tendencia provocada principalmente por las nuevas tecnologías. La empresa que innova, sobrevive.
La creciente evidencia respalda la idea de que la transformación digital aumenta la eficiencia de los procesos empresariales, y en consecuencia, incrementa las ganancias, y al implementar el software documental adecuado, esas ventajas se hacen notar rápidamente, incluso con inversiones reducidas en tecnología documental.
El 56% de los directores ejecutivos que respondieron a una encuesta de la consultora Gartner en el 2017 indicaron que los cambios digitales implementados en su empresa habían influido positivamente en las ganancias de su organización. Pese a esas cifras, muchos Clientes siguen esperando a que sus proveedores de productos y servicios adopten prácticas digitales más modernas. Podemos encontrar una razón en una encuesta de 2015 de Vanson Bourne, que muestra que el 90 por ciento de los responsables de TI consideran que los sistemas tecnológicos heredados, sin soporte técnico ni mantenimiento ya, les impiden pasar a las tecnologías digitales necesarias para convertir a su empresa en una organización más eficiente.
Comunicación y software documental
El software documental aumenta la satisfacción del cliente, al ser un gran aliado a la hora de crear la experiencia digital que los clientes de hoy esperan. Al agilizar los flujos de comunicación e información, permite que aquellas empresas más tradicionales puedan estar a la altura de los competidores que ya nacieron en la era digital.
Los flujos de comunicación corporativos, tanto los internos como los que salen al exterior, se vuelven mucho más ágiles cuando un software documental impulsa la transformación digital. Una solución de software documental adecuada automatiza los procesos relacionados con el ciclo documental y elimina la carga administrativa manual innecesaria, lo cual, a su vez, le permite a la organización centrarse en otras oportunidades de negocio sin tener que lidiar con procesos analógicos. Un flujo de trabajo optimizado también ayuda a descubrir todo lo que los datos corporativos pueden ofrecer, lo que les permite a las empresas obtener nuevos conocimientos sobre sus procesos de negocio.
El cumplimiento con los requisitos legales es otra área en la que un flujo de comunicaciones optimizado por tecnología de software documental es de gran ayuda para cualquier tipo de empresa. Por un lado, permite a los usuarios crear documentos compatibles con los certificados ISO correspondientes y que sean fácilmente accesibles y adecuados para ser almacenados de manera segura y a largo plazo en un formato digital.
Canales y software documental
La mayoría de las soluciones de software documental admiten métodos de comunicación multi-canal y omni-canal. Son opciones fundamentales, ya que una empresa suele utilizar ambos tipos de comunicación para llegar a sus clientes.
La comunicación multi-canal, por un lado, implica el envío de datos a través de múltiples métodos, como el correo electrónico, el fax, las redes sociales y telefonía. Este enfoque usa las funcionalidades específicas de cada canal en concreto para interactuar con los clientes por ese canal. Cada canal en los flujos de comunicación multi-canal influye de una manera concreta en la experiencia del cliente, y el software documental desempeña un papel clave en agilizar dichos canales.
Por otro lado, las plataformas omni-canal les permiten a los clientes comunicarse con una empresa a través de múltiples canales al mismo tiempo. Este enfoque proporciona una experiencia consistente y coherente en todos los canales de comunicación, algo que, generalmente, no es el caso con las comunicaciones multi-canal. Cada vez más clientes esperan una interacción fluida con las empresas, lo cual implica que la comunicación omni-canal se ha convertido en una funcionalidad crítica.
Automatización y software documental
En una transformación digital, hay que tener en cuenta también que la automatización de los procesos de comunicación proporcionada por el software documental hace que cualquier proceso nuevo sea más fácil de implementar, especialmente a la hora de integrar software. En una organización “transformada”, se reduce el número de errores humanos y, por tanto, aumenta la calidad del servicio al Cliente. Además, a mayor automatización, mayor volumen de las transacciones (sin incremento en el tiempo requerido para su procesamiento).
En ese sentido, los proveedores de servicios de gestión suelen dar recomendaciones sobre la mejor forma de implementar dicha automatización y detectar áreas donde la tecnología documental podrá ayudar. Por ejemplo, un proveedor de servicios puede ofrecer a un ingeniero virtual que usa inteligencia artificial artificial para notificar a los administradores de red sobre un cambio en un parámetro crítico que afecta a la topología de la red. Esta capacidad podría mejorar drásticamente el tiempo de respuesta para resolver un problema, ya que la detección y el análisis manual ya no son necesarios.
Otra gran ventaja de un proceso de automatización consiste en poder resolver de una manera ágil muchos de los problemas repetitivos que ocurren en las operaciones IT. Por ejemplo, el fallo de un elemento clave del sistema a menudo desencadena múltiples alertas en el departamento IT y provoca que los ingenieros del departamento tengan que dedicar su tiempo a clasificarlas para determinar la causa y solucionarla. En una organización digital, gran parte de esas tareas se pueden realizar de forma automática, lo cual resulta en servicios IT muy mejorados.
En resumen
La transformación digital implica un gran gasto de recursos, especialmente para una empresa establecida. Sin embargo, el software documental puede facilitar este proceso, cuyo resultado será una empresa mucho más ágil que les ofrece a sus clientes una experiencia coherente y consistente por todos los canales de comunicación.
Referencias:
- https://enterprisersproject.com/what-is-digital-transformation
- https://www.adlibsoftware.com/products-and-services/offerings/digital-transformation.aspx
André Klein
Consultor Freelance para DocPath