Madrid, 26 de enero de 2023 – Antes de entrar en materia y detallar en qué consisten los sistemas de Document Output Management, conviene tener una idea general de qué es Enterprise Content Management (ECM).
Enterprise Content Management
Las empresas generan diversos documentos y contenidos corporativos, es decir, manejan ofertas, pedidos, contratos o facturas de diversas fuentes de la compañía. Y todo esto se almacena en emails, copias físicas o incluso dispositivos portátiles.
Estos datos desestructurados obligan a perder mucho tiempo en el proceso de búsqueda; tiempo que se podría aprovechar de una forma mucho más productiva. Asimismo, el acceso no autorizado a datos y documentos puede aumentar el riesgo de que se produzcan fugas de información guardada en áreas inseguras.
Debido al rápido crecimiento de los contenidos corporativos desestructurados, las empresas experimentan cada vez más dificultades para encontrar la información y gestionar los documentos. Enterprise Content Management permite formalizar seis procesos relacionados con los documentos y otros contenidos corporativos: captar, publicar, almacenar, buscar, reutilizar y gestionar.
Qué es Document Output Management (DOM)
Document Output Management (DOM) es el primer paso que se debe dar para implantar un sistema de Enterprise Content Management. DOM permite plasmar documentos con formatos atractivos, distribuirlos a los destinatarios adecuados en el canal de salida elegido (normalmente multicanal)y almacenarlos en un repositorio al que se podrá acceder posteriormente.
Objetivos de Document Output Management
Las soluciones DOM pretenden automatizar la distribución omnicanal de documentación, generar diversos formatos de salida (PDF, PCL, PS, HTML) y realizar tareas de seguimiento para reducir la carga de trabajo de las aplicaciones de negocio.
Funciones de Document Output Management
Las plataformas y sistemas DOM permiten habilitar cinco funciones clave:
- Diseño de documentos: se pueden incluir gráficos y códigos de barras, y crear el mismo diseño en varios idiomas.
- Gestión de recursos: los gestores documentales, los directorios y las páginas web necesitan utilizar diversos recursos como archivos, fuentes, plantillas o imágenes. Y los necesitan para recuperar, convertir y fusionar documentos.
- Generación profesional de documentos: las mejores prácticas en comunicación con los clientes pasan por la creación online y en tiempo de real de documentos, una de las principales funcionalidades que ofrecen los sistemas de Document Output Management. Todavía hay empresas que no utilizan internet, es decir, que no crean ni distribuyen documentos online, lo cual puede perjudicar la relación con sus clientes y su imagen corporativa.
- Generación de varios formatos de salida: las empresas necesitan producir documentos en diversos formatos o convertirlos en otro diferente antes de imprimirlos. También necesitan utilizar software documental en distintos sistemas operativose integrarlo en el sistema que use la empresa en cuestión.
- Distribución multicanal de documentos: utilizar cualquier canal o medio como la web, email, fax, etc. suele crear complicaciones para las empresas con redes de impresoras en diversas geografías. Perolos sistemas DOM permiten solucionar esta situación utilizando elementos como Java, .Net y VB para integrarse en las aplicaciones de cada compañía.
Valor para el negocio de las soluciones de Document Output Management
Implantar una plataforma de Document Output Management aporta numerosos beneficios al negocio:
- Gestión centralizada de información:las soluciones DOM incorporan procesos de generación, modificación y validación de grandes cantidades de documentación, por ejemplo, contratos, formularios de seguros o comunicaciones personalizadas para clientes.
- Ciclo de vida integral de los documentos: DOM abarca todo el ciclo de la documentación de salida, desde la generación a partir de datos de aplicaciones hasta el almacenamiento, pasando por la clasificación, el control de calidad, la impresión y el envío electrónico o postal a los destinatarios finales.
- Almacenamiento eficaz de documentos: DOM permite crear documentos de máxima calidad y guardarlos eficazmente para poder tener un control constante sobre ellos. Los contenidos de diversas fuentes se indexan adecuadamente y se archivan para luego poder encontrar la información rápidamente mediante palabras clave.
- Reducción del tiempo de búsqueda de información: las empresas que no disponen de sistemas de Document Output Management dedican mucho tiempo solo a encontrar los datos que necesitan para realizar sus procesos.
- Eliminación de aplicaciones de terceros: con una plataforma DOM ya no hace falta depender de aplicaciones externas ni invertir en ellas.
Necesidades DOM de las empresas
Las empresas necesitan una solución de software documental totalmente integrada para crear y distribuir sus documentos. Están deseando olvidarse de aplicaciones de terceros que les cuestan una buena suma y grandes esfuerzos de integración.
La flexibilidad es vital desde el principio para diseñar los documentos, aplicar los elementos de estilo de cada empresa y distribuirlos por todos los medios disponibles según las preferencias y necesidades de la compañía. La flexibilidad también implica la posibilidad de personalizar mensajes.
Asimismo, para cumplir con la normativa estatal y corporativa, las empresas deben conservar los documentos creados dentro de su perímetro para poder recuperarlos fácil y rápidamente. Necesitan transformar las entradas en documentos estructurados, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento normativo, la confidencialidad y la perdurabilidad de la información en PDF.
En definitiva, las soluciones DOM permiten minimizar los errores humanos y mejorar procesos clave de la actividad del negocio, reduciendo costes y asegurando la integridad de los datos.Esto redunda en última instancia en una mejor experiencia para los clientes, que al final deben ser el centro del negocio.
Todo esto suena muy bien, pero ¿por dónde empezar?
Lo primero que hay que hacer es plantearse las preguntas adecuadas, saber cuántos documentos se procesan en la empresa y cuáles serían susceptibles de automatización. Luego hay que asegurarse de tener una visión global de todos los procesos de la empresa, ya que la optimización de la gestión documental forma parte de un enfoque integral que influye en diversos departamentos como Recursos Humanos, Finanzas y Ventas.
La gestión documental no debe tratarse como una iniciativa aislada, sino que debe integrarse en la transformación digital de la empresa. La digitalización se ha convertido en algo inevitable e incluso obligatorio por ley.
Por último, pero no por ello menos importante, hay que saber elegir al socio que nos acompañará en el camino; expertos que ayuden a la empresa a valorar su situación actual en términos de procesos documentales, calculen el retorno previsto sobre la inversión y marquen el mejor rumbo para llegar al destino deseado recomendando lasolución ideal en función del presupuesto y las necesidades de cada compañía.
Ahora que arrancamos los primeros compases del año y planeamos el futuro con ilusión renovada, puede ser un buen momento para analizar los procesos documentales e implantar una solución de Document Output Management de última generación.
Acerca de DocPath
DocPath es una empresa líder en la fabricación de software documental empresarial, que ofrece a sus clientes internacionales la tecnología que les permite complementar su ERP e implementar procesos avanzados de Document Output Management, Customer Communications Management y software documental de spooling.
Fundada en 1993, DocPath tiene sedes en Europa, los EE. UU y América Latina y está presente con sus Soluciones en compañías de todo el mundo. Entre sus clientes figuran bancos de reconocido prestigio y corporaciones de primera línea, a los que facilita la difícil y compleja tarea de diseñar, generar y distribuir sus documentos críticos de negocio. DocPath mantiene un fuerte compromiso con el I+D+i, área a la que destina una buena parte de sus ingresos y en la que radica una de las claves de su éxito.
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