Una solución de gestión documental es en la mayoría de los casos efectiva para muchos sectores comerciales, pero en algunos casos puede resultar mucho más beneficioso encontrar una solución para una industria específica. Esto puede ocurrir cuando una industria tiene características inusuales que afecta a su plataforma de software documental, incluido el cumplimiento normativo, necesidades interoperabilidades, diversas fuentes de datos y recursos limitados. Las industrias indicadas a continuación se enfrentan con importantes desafíos en la gestión documental que les permite beneficiarse a la hora de usar un software específico para dicha industria:
- Servicios financieros
- Seguros
- Sector salud
- Servicios para la industria
Soluciones documentales para los Servicios Financieros
Trabajadores en servicios financieros suelen tener una educación universitaria con certificaciones adicionales tales como Analista Financiero Autenticado (CFA) y Planificador Financiero Certificado (CFP). Son muy ambiciosos y suelen trabajar cuando sus clientes más les necesitan, ya sea por las tardes o los fines de semanas. Este tipo de horario puede difuminar la línea entre el trabajo y sus vidas personales, incrementando significativamente la necesidad de una solución de software documental para dispositivos inteligentes.
Los profesionales financieros llevan en el negocio desde hace muchos años, por ello cuentan con una gran acumulación de formularios físicos. Dichos documentos pueden provenir de una variedad de agencias reguladoras, como es la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA) y la Comisión de Bolsa y Valores (SEC). Hasta en el sigo 21, estos profesionales frecuentemente cuentan con oficinas pequeñas repletas de archivadores.
Una solución de gestión documental diseñada específicamente para la industria financiera debería poder gestionar las solicitudes recibidas en el acto, así mejorando la sensación que sienten el estar siempre disponibles para sus clientes / permitiendo a los financieros reducir la sensación de estar trabajando siempre para sus clientes. La necesidad para una mayor movilidad significa que el sistema debería de ser inmediatamente accesible en todo momento, desde cualquier lugar incluso cuando los usuarios no se encuentren físicamente en sus oficinas. Los requisitos adicionales del software de la gestión documental del sector financiero incluyen un historial de versiones, así permitiendo a sus usuarios documentar todos los cambios de sus clientes, algo que ocurre frecuentemente en dicho sector.
Desafíos a la que se enfrenta la Gestión Documental para Compañías Aseguradoras
Los trabajadores del sector de seguros tienden a ser muy diversos dependiendo de sus antecedentes, su nivel de educación y experiencia. Por consiguiente, usan diversas estrategias para dar solución a sus problemas con la gestión documental. Los problemas relacionados con la documentación específica para seguros incluyen el cumplimiento normativo tanto a nivel estatal como federal, auditorías, protección de datos y para mantener la satisfacción de los asegurados. Los trabajadores del sector de Recursos Humanos (RRHH) también compartan dichos requerimientos, ya que en muchas ocasiones manejan asuntos de seguros para muchas organizaciones.
El sector de seguros es un negocio fuertemente orientado a las ventas, por lo cual la plataforma de software documental diseñado específicamente para la industria de seguros necesita ofrecer ayuda a estos trabajadores para que pueden vender más pólizas. Debe ofrecer características tales como firmas electrónicas, lo cual reducen considerablemente los tiempos para procesar los documentos. La facturación electrónica es otra característica que permite que el software de la gestión documental se distinga en el sector de seguros.
Las medidas para reducir la amenaza a la violación de datos también son altamente deseables para el software de la gestión documental especifico para el sector de seguros. Las características adicionales altamente valiosas para las organizaciones de seguros incluyen la integración con las soluciones existentes. Además de facilitar la implementación, dicha capacidad también ayuda a documentar las soluciones de software para proporcionar la consistencia de marca en todas las aplicaciones.
Plataforma para Servicios de Salud
Los problemas de la gestión documental específicos para el sector de salud incluyen los requisitos de complimiento para la ‘Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico’ (HIPAA), que regula la privacidad de la atención medica en los Estados Unidos. El cumplimiento de HIPAA generalmente permite que los trabajadores del sector sanitario divulguen Información de Salud Protegida (PHI) solo cuando sea necesario para fines específicos.
Normalmente el cumplimiento de HIPAA suele ser costoso en términos de capital humano, por lo que el software documental específico para la atención médica aceleraría dicho proceso, siendo una herramienta altamente beneficiosa para los profesionales de la salud. La interoperabilidad de la información es otra barrera común para la gestión oportuna de documentos, al igual que la creciente tendencia de tratar a los pacientes según sus necesidades y su estado. Los desafíos adicionales incluyen la práctica común de los proveedores de atención médica que tengan que asumir labores administrativas no deseadas y Registros Electrónicos de Salud (EHR) con una usabilidad baja.
La integración efectiva de software documental con dispositivos inteligentes aumenta la usabilidad y la portabilidad de dicho software, lo cual es fundamental para reducir la carga de trabajo para muchos trabajadores en el sector de salud. Sin embargo, la sensibilidad de la información médica y una alta proporción de pacientes por proveedor en la industria de salud aumenta el riesgo de violación de datos a través de los dispositivos inteligentes. La creciente prevalencia de las políticas ‘Trae Tu Propio Dispositivo’ (BYOD) al trabajo también representa una amenaza para la seguridad, especialmente en la enfermería. Los dispositivos móviles, igual a los dispositivos inteligentes, suelen usar Android o iOS, por lo que el software de la gestión documental debe de ser compatible con dichos sistemas operativos (OSs).
La Fabricación Requiere Soluciones Flexibles para el Software Documental
La industria manufacturera se ocupa de muchos artículos específicos, desde productos químicos industriales hasta productos de consumo. El tamaño de dichas empresas también es muy variable, desde corporaciones multinacionales hasta compañías con pocos empleados. Estas grandes diferencias plantean muchos problemas específicos en la industria de la gestión documental para fabricantes. Las empresas muy pequeñas a menudo se enfrentan con algunos de los mayores desafíos en esta área debido a sus recursos limitados. Los trabajadores de dichas empresas son menos especializados, por lo que deben de tener una mayor comprensión general sobre el proceso de fabricación de sus productos.
Las barreras a la productividad y las ventas presentan un desafío particular para la gestión y el software documental para producción, dónde los trabajadores muy a menudo tienen que buscar por una factura física en un archivador. El uso creciente de técnicas de producción eficaces a la vez hace aumentar la necesidad para que los trabajadores tengan fácil acceso a la documentación, incluidas las Órdenes de Cambio de Ingeniería (ECO) y las normas ISO. La adhesión a estos estándares es esencial para garantizar procesos de fabricación confiables, un control de calidad adecuado y hacer inventarios de forma eficaz en la fabricación moderna, todo lo mencionado anteriormente requiere una gestión documental efectiva.
El software documental que gestiona documentos específicos para fabricantes puede reducir la necesidad de formularios físicos al automatizar gran parte de su flujo de trabajo. Escanear facturas y hacer un inventario son tareas laborosas para muchos fabricantes, al igual que el procesamiento y la distribución de dichos documentos. Otra gran ventaja que el software de la gestión documental ofrece es la eliminación de la sobreproducción.
Resumen
La reducción de formularios físicos es un beneficio que ofrece el software de la gestión documental y se aplica a prácticamente todos los sectores empresariales. Sin embargo, muchas empresas tienen necesidades específicas que el software debe abordar para ser totalmente beneficioso para cada una de ellas. Por ejemplo, un requisito de cumplimiento normativo aumenta en gran medida el control sobre la gestión documental de una empresa. Negocios que dependen de una gran cantidad de formularios diferentes también pueden beneficiarse de una solución de gestión documental adaptado a cada sector.
J.C. Olivares
Business Development Mgr. at DocPath Corp.